Правила заполнения путевых листов

Содержание
  1. Порядок и правила заполнения путевых листов
  2. Несколько слов о ПЛ
  3. Классификация
  4. Индивидуальные бланки ПЛ
  5. Срок действия документа
  6. Обязательные графы
  7. Путевые листы: образец, правила заполнения
  8. Пример заполнения
  9. Правила заполнения путевых листов автобуса
  10. Грузовые автомобили
  11. Нововведения в правила
  12. Ошибки в заполнении ПЛ: к чему они могут привести
  13. Ведение журнала путевых листов
  14. Вместо заключения
  15. Как правильно заполнять путевой лист грузового автомобиля
  16. В этом случае имеется две типовые формы
  17. Порядок заполнения путевого листа грузового автомобиля. Рассматривается форма 4-С
  18.  Правила оформления путевого листа грузового автомобиля
  19. Как заполняется путевой лист грузового автомобиля — образец
  20. Как правильно заполнять путевой лист грузового автомобиля (типовая межотраслевая форма №4-C)
  21. Порядок применения путевого листа
  22. Лицевая сторона
  23. Оборотная сторона
  24. Путевой лист, виды путевых листов, обязательные реквизиты
  25. Для чего нужен путевой лист
  26. Путевые листы легковых автомобилей
  27. Путевые листы грузовых автомобилей
  28. Путевые листы пассажирского транспорта
  29. Путевые листы специальных автомобилей
  30. Путевые листы строительной техники
  31. Порядок заполнения путевого листа
  32. Обязательные реквизиты путевого листа
  33. Печать на путевом листе
  34. Списание расходов на ГСМ по путевым листам
  35. Новые изменения в путевых листах
  36. Формы путевых листов, правила заполнения и внесения изменений
  37. Путевой лист легкового автомобиля – так нужен или нет?
  38. Заметьте, что любое юридическое лицо, имеющее транспорт в распоряжении компании, должно принимать от своих сотрудников путевые листы чтобы:
  39. Несмотря на преимущества путевого листа, его не нужно оформлять:
  40. Особенности выписки путевых листов
  41. Правила заполнения путевого листа грузового автомобиля – порядок внесения изменений до выезда и на линии
  42. Основные формы путевых листов для легковых и грузовых автомобилей
  43. Как правильно разработать собственную форму путевых листов – правила
  44. Вот они:
  45. Штрафы за отсутствие путевых листов
  46. Основные вопросы по путевым листам – ответы юристов

Порядок и правила заполнения путевых листов

Правила заполнения путевых листов

Каждая частная и государственная организация должна четко документировать всю свою деятельность. На этот счет разработано множество специальных бланков, форм и правил.

При их соблюдении и своевременном грамотном заполнении бумаг у предпринимателя не возникнут проблемы ни с проверяющими структурами, ни с налоговыми органами, которые могут предоставить освобождение от начислений НДФЛ. Особенно много вопросов у начинающих бизнесменов вызывают правила заполнения путевых листов (ПЛ) и изменения в них.

Сегодня мы расскажем, как правильно заполнять эти важные документы, а также представим вашему вниманию образцы самых распространенных бланков, разработанных для выпуска ТС в рейс.

Несколько слов о ПЛ

Правила заполнения путевых листов должны соблюдать любые предприятия, использующие в своей основной либо побочной деятельности транспортные средства. Без этого документа, заполненного должным образом, не имеет права выйти в рейс ни одно ТС.

Довольно часто предприятия компенсируют своим сотрудникам, использующим в рабочих целях личный транспорт, расходы на ГСМ.

Их подтверждают с помощью путевого листа, к тому же сотрудники ГИБДД, остановившие автомобиль, имеют право запросить эти бумаги, в которых указываются данные транспорта, водителя и назначение маршрута.

С помощью этих документов любая организация списывает свои траты на топливо и получает освобождение от НДФЛ за определенный период. В случаях, когда правила заполнения путевых листов не соблюдены, предпринимателя можно даже привлечь к административной и уголовной ответственности.

Делая выводы из всего вышесказанного, можно сказать, что путевой лист – это не просто бланк, а важный документ, в котором отражены все данные о ТС, лице, им управляющем, маршруте и так далее. Правильное оформление подобных бумаг гарантирует компании отсутствие проблем с налоговыми службами в случае ежегодных отчетов и внезапных проверок.

Классификация

На сегодняшний момент существует несколько видов интересующего нас документа, применимые к любому известному транспорту. Исходя из этого, по назначению ПЛ можно классифицировать следующим образом:

  • легковой транспорт;
  • специальный транспорт;
  • грузовое ТС;
  • пассажирское такси;
  • автобус.

Каждая форма имеет свое буквенно-цифровое обозначение. Например, правила заполнения путевого листа 4-С касаются грузового транспорта. В целом практически все бланки имеют идентичный порядок заполнения, однако, в зависимости от специализации ТС, он может иметь незначительные дополнения.

Индивидуальные бланки ПЛ

Не каждой организации подходят унифицированные формы, разработанные государственными структурами. Иногда некоторые графы оказываются для той или иной фирмы лишними, поэтому допустима разработка индивидуальных бланков ПЛ.

Они должны содержать предусмотренные законом обязательные реквизиты, остальные могут быть добавлены или убраны по желанию руководителя компании. В любом случае подобный бланк считается законным и может быть представлен по требованию в соответствующие государственные структуры.

Срок действия документа

Согласно правилам заполнения путевых листов, в них в обязательном порядке указывается период действия. Необходимо помнить, что унифицированная форма используется не более двадцати четырех часов. В особом случае в дополнительные графы должна быть внесена пометка. А вот у индивидуального бланка срок действия продлен до тридцати дней.

Эти нюансы нужно знать каждому, кто занимается проверкой и оформлением ПЛ.

Обязательные графы

Как мы уже упоминали ранее, каждый бланк должен включать ряд неизменяемых реквизитов, без которых он считается недействительным. При этом не имеет значения специализация ТС. Например, правила заполнения путевых листов формы 3 для легковых автомобилей подразумевают включение в бланки определенную совокупность граф и ячеек:

  1. Номер.
  2. Наименование.
  3. Период действия бланка.
  4. Информация о сотруднике организации, управляющем ТС:
  • Ф. И. О. шофера, который будет работать на указанном ТС;
  • дата в формате числа, месяца, года и время в формате часов и минут, когда проводился предрейсовый и послерейсовый медицинский осмотр шофера.

5. Подробное описание использующегося ТС:

  • его тип;
  • модель;
  • модель прицепа и полуприцепа (когда их нет, то графа не заполняется);
  • регистрационный номер ТС;
  • начальный километраж и отметка о пройденных километрах после окончания рабочей смены;
  • информация о выходе в рейс и окончании работы (дата и время).

6. Данные о владельце ТС.

Помимо перечисленных граф, любой предприниматель может добавить и необходимые для него реквизиты. Они могут раскрывать, к примеру, вид деятельности компании или любые другие данные на усмотрение руководства.

Путевые листы: образец, правила заполнения

Если вы планируете для своей работы использовать унифицированную форму, то наш образец поможет вам сориентироваться в заполнении документа. Имейте в виду, что он двусторонний. Поэтому не забудьте внести данные и на оборотную сторону листа после возвращения водителя из рейса.

В крупных организациях заполнением подобных документов занимаются специально обученные люди, они же выпускают водителей и ТС на маршрут. В более мелких организациях, где содержать таких специалистов не совсем рентабельно, данная обязанность возлагается на любое лицо. К примеру, на бухгалтера или руководителя фирмы.

Работник, занимающийся ПЛ, должен быть ознакомлен со всеми правилами и вводящимися новшествами. В следующем разделе статьи мы расскажем вам о тонкостях в правилах заполнения путевого листа легкового автомобиля. Отдельно разберем ПЛ, предназначенные для автобусов и грузовых ТС.

Пример заполнения

Это один из самых простых вариантов, который не содержит никаких сложностей. Однако для новичка правила заполнения путевого листа легкового автомобиля могут показаться излишне запутанными. Ведь часто унифицированная форма пугает обилием граф и реквизитов. Итак, давайте рассмотрим лицевую сторону этого важного бланка.

В левой верхней части листа необходимо внести дату выхода в рейс, наименование организации (именно так, как записано в учредительных документах), полные данные на водителя и автомобиль.

Также указывается время выезда со стоянки и возвращения с маршрута, отмеченное диспетчером.

Сюда же часто вносят информацию о медицинском осмотре шофера и данные о лице, ответственном за проведенные процедуры.

В правой части обычного бланка вписываются коды из учредительных документов организации, номер самого бланка (его устанавливают произвольно, но по порядку, отталкиваясь от прежнего), километраж, данные людей, проверивших техническое состояние ТС, и марку топлива. Также сюда вписывают выданное количество ГСМ, если это принято на предприятии.

В нижней части бланка подписи ставят лицо, отдающее исправный автомобиль, и водитель, принявший ТС.

Оборотная сторона заполняется ответственным лицом, принявшим авто после рейса. Здесь указывается маршрут, время в пути, пройденный километраж. Под этими данными ставится подпись водителя. Иногда бухгалтер либо руководитель организации в специальных графах рассчитывает заработную плату работника, но данные реквизиты не являются обязательными.

Правила заполнения путевых листов автобуса

Данный унифицированный документ идет под номером шесть, помимо уже описанных в предыдущем разделе обязательных граф, в нем добавлено еще несколько. Имейте в виду, что без них бланк не считается правильно заполненным, а, следовательно, не будет учитываться в налоговых органах.

В подобном путевом листе указываются данные о водителе и кондукторе. В графы вписываются фамилия и инициалы обоих людей, а также номера их удостоверений. В обязательном порядке указываются номера и названия маршрутов. Иногда в данные документы вносятся особые отметки или задания для водителя.

Так как автобус выходит на рейс в первую и вторую смену, то в путевом листе предусмотрены графы, заполняющиеся диспетчером по мере выезда и возвращения в гараж каждой смены.

Грузовые автомобили

В первую очередь необходимо учитывать, что для грузовых ТС создано три унифицированных бланка:

  • Для сдельной работы. Такая форма используется при перевозках по сдельной форме, когда водитель имеет представление о расценках и может по окончании рабочей смены увидеть на оборотной стороне путевого листа свою заработную плату.
  • С учетом повременных тарифов. В этом случае в документе указывается вид тарифа, а затем делается расчет заработной платы по итогам поездки.
  • Междугородные перевозки. Подобная форма помечается специальной красной полосой и используется довольно редко. Чаще всего она применяется при работе с народнохозяйственными грузами.

Правила заполнения путевого листа грузового автомобиля предусматривают множество граф и считаются самыми сложными. Неизменными являются следующие строки:

Обычно оформлением подобных важных документов занимаются специально назначенные лица, в транспортных компаниях их содержание просто необходимо.

Нововведения в правила

В текущем году изменились правила заполнения путевого листа. Некоторые специалисты утверждают, что они даже упростили работу специалистам. А вот другие считают новые правила заполнения путевых листов более сложными, чем предыдущие. Как бы то ни было, но знать их должен каждый предприниматель, работающий с использованием разных транспортных средств.

Ранее те, кто выпускали автомобили на маршрут, должны были обязательно проставлять на документе круглую печать предприятия. Сейчас это считается необязательным, но данные компании и владельца авто обязательно должны быть внесены в графы. Без них бланк не имеет юридической силы.

В правилах, действующих с двадцать шестого февраля текущего года, указано, что в обязательном порядке в путевой лист вносятся сведения о техническом осмотре автомобиля за подписью ответственного лица. Эти данные заполняются для всех типов ТС.

Ошибки в заполнении ПЛ: к чему они могут привести

Не стоит недооценивать важность правильного заполнения данных документов. К примеру, известны случаи, когда ИП вели судебные тяжбы с налоговыми органами из-за отказа в вычете НДФЛ. Федеральная налоговая служба заявила, что истец использовал авто в личных целях, ведь путевые листы были заполнены неверно, а следовательно, не могли рассматриваться в деле.

Также распространены и другие случаи, на которые мы не станем распространяться, где роковыми стали именно обидные и банальные ошибки в документах. Поэтому настоятельно советуем внимательнее относиться к ведению документации и использовать специальный журнал. О нем мы расскажем в следующем разделе статьи.

Ведение журнала путевых листов

Если вы работаете с ТС, то в день выдаете и принимаете огромное количество путевых листов. Их движение должно четко отслеживаться в журнале, ведением которого обычно занимается ответственное за выпуск авто лицо.

Данный документ состоит из текстовой и табличной части. Правила заполнения журнала путевых листов довольно понятны, но ими не стоит пренебрегать. Это может дорого стоить и нерадивому сотруднику и предприятию.

На титульном листе всегда заполняется полное название предприятия и код ОКПО, также указывается временной промежуток, когда журнал будет использоваться. Табличная часть содержит следующие ячейки:

  • номер и дата выдачи ПЛ;
  • информация о сотруднике, управляющем транспортным средством, и его табельный номер;
  • номер ТС, присвоенный в гараже;
  • подписи водителя, диспетчера и бухгалтера.

Не стоит забывать, что журнал должен иметь сквозную нумерацию и учитывать абсолютно все выданные путевые листы за указанный в титуле период. После заполнения документ проштамповывается руководителем, он же ставит свою подпись. далее ответственный сотрудник прошивает журнал и сдает его на хранение.

Ответственный работник назначается только руководителем компании. Это можно сделать приказом либо прописать данный нюанс в трудовом договоре. Имейте в виду, что полномочия всегда можно переложить на другого работника очередным приказом по организации.

Также данные обязанности могут быть переданы сторонней организации, предоставляющей подобные услуги по договору.

Вместо заключения

Мы постарались собрать для вас самую актуальную информацию по заявленной теме, которая будет полезна новичкам и профессионалам. Надеемся, что после прочтения статьи у вас не останется неотвеченных вопросов по заполнению ПЛ.

Источник: https://FB.ru/article/327471/poryadok-i-pravila-zapolneniya-putevyih-listov

Как правильно заполнять путевой лист грузового автомобиля

Правила заполнения путевых листов

Добрый день, уважаемые читатели!

А вы знаете, что для путевых листов грузового транспорта используют несколько форм.

Например 4- С  применяют,  если оплата происходит сдельно, а форму 4-П — для автомобилей, оплата которых зависит от отработанного времени.

На данный момент, многие водители грузовых средств выходят из подполья и оформляют или ИП или ООО, и для дальнейшей работы им необходимы путевые листы, в этой статье я собрала всю самую важную информацию по этому вопросу. Всем хорошей недели!

Путевой лист грузового автомобиля. Образец заполнения на примере путевого листа формы 4-С.

Путевые листы должны выдаваться водителю любого транспортного средства. Однако особо важны эти документы для организаций предоставляющих услуги по перевозке грузов, или перевозящих собственные грузы.

Путевые листы – документы, для которых предусмотрены типовые формы. Подробнее рассмотрим путеводные листы для грузовых автомобилей.

В этом случае имеется две типовые формы

1. Форма 4-С – ее применяют, в случае если оплата работы автомобиля производится по сдельно.

Скачать форму 4-С

2. Форма 4-П – используется при условии работы автомобиля по тарифу, зависящему от отработанного времени.

Скачать форму 4-П

Заполняются путевые листы диспетчером или уполномоченным на это работником. Водителю выдаются под расписку, на смену, однако только после сдачи документа за предыдущий период.

Путевой лист грузового автомобиля хранятся, в дальнейшем, вместе с остальными товарно-транспортными документами, благодаря чему обеспечивается возможность их одновременной проверки.

Порядок заполнения путевого листа грузового автомобиля. Рассматривается форма 4-С

В первой части путевой лист грузового автомобиля содержит основную информацию:

  •  В первую очередь заполняются реквизиты организации, выдающей документ.
  •  Указывается дата заполнения документа, а так же его порядковый номер.
  • После осмотра транспортного средства механиком, ставится пометка о его исправности, которая должна быть подтверждена подписью проводившего осмотр.
  • Указываются данные о самом транспортном средстве: номер регистрации авто, его марка, сведения о наличии прицепа, а так же сведения о самом прицепе.
  • Ставится отметка о возможности выполнения водителем его обязанностей. Вывод об этом делается на основании результата медицинского осмотра. Эта отметка подтверждается подписью медицинского работника.
  • Прописываются данные о водителе: ФИО, указывается номер его удостоверения.
  • Заполняется таблица «Движение горючего». Она должна содержать данные о количестве горючего, которое было использовано во время работы и его марку.
  • Описывается задание водителя.
  • Ставятся подписи водителя и диспетчера или лица уполномоченного организацией заполнить документ.

Заполняется таблица «Работа водителя и автомобиля», в которой указываются такие данные как:

  • 1. время выезда водителя на работу,
  • 2. время возвращения водителя на стоянку,
  • 3. показания, указанные спидометром,
  • 4. фактическое время, которое водитель провел на работе.

Вторая часть путевого листа представлена таблицей «Последовательность выполнения задания». Эта таблица заполняется непосредственно водителем и содержит данные о всех его передвижениях в течении рабочего времени, а так же отчет о проделанной работе.

Путевой лист грузового автомобиля непременно должен находится у водителя на протяжении всей поездки, и быть при необходимости предъявлен инспектору ГБДД.

 Правила оформления путевого листа грузового автомобиля

Источник: http://bbcont.ru/business_documents/putevoi-list-gruzovogo-avtomobilya—obrazec-zapolneniya.html

Как заполняется путевой лист грузового автомобиля — образец

Если в организации есть собственный транспорт, то необходимо учитывать его работу, работу водителей, топливо и смазочные материалы, производить расчеты для выставления счетов клиентам. Для этих целей служит первичный документ Путевой лист.

В типовой форме путевого листа грузового автомобиля есть все необходимые поля для отражения подобной хозяйственной деятельности.

В этом материале речь пойдет о Путевом листе грузового автомобиля форма № 4-П — эта форма применяется при повременной оплате и имеет лицевую и оборотную стороны.

Законодательство предъявляет довольно строгие требования по заполнению и контролю выдачи путевых листов.

Так например путевой лист считается недействительным если в нем не заполнен хотя бы один из перечисленных ниже реквизитов:

  • дата выдачи
  • штамп организации владельца транспортного средства
  • печать организации владельца транспортного средства

Заполняется уполномоченным лицом, которое несет ответственность за неверное его заполнение. Кроме того, ответственность несут лица отвечающие за эксплуатацию транспортных средств и руководитель организации владеющей транспортным средством.

Что касается выдачи путевого листа водителю. Он выдается водителю под расписку только если он сдал выданный ему ранее путевой лист. Путевой лист выдается на один день или смену.

Если работа транспортного средства связана с перевозкой товарно-материальных ценностей вместе с путевым листом водителю необходимо выдать товарно транспортные накладные, номера которых, а также масса груза должны быть вписаны в него.

В бухгалтерии товарно транспортные накладные и путевые листы должны храниться вместе, для обеспечения возможности их сверки при проведении проверок.

Путевой лист содержит отрывные талоны в количестве 2 шт. Из заполоняет заказчик. В последствии эти отрывные талоны передаются заказчику вместе со счетом на оплату, как доказательство выполненной работы.

Источник: http://mospostaa.ru/page/putevoj-list-gruzovogo-avtomobilja-forma-4-p

Как правильно заполнять путевой лист грузового автомобиля (типовая межотраслевая форма №4-C)

Путевка является важнейшим документом по учету расходов на топливо, зарплату, а также входит в состав обязательных при проверке автомобиля бланков, которые запрашивают автоинспекторы.

Порядок применения путевого листа

Обязательная форма путевого листа не предусмотрена законодательством. Компания имеет право самостоятельно разрабатывать бланк, исходя из собственных нужд.

Однако существует два его вида: типовая межотраслевая форма 4 с и форма 4-П, которые предприятие может использовать при оформлении первичных документов по работе транспорта.

Они отличаются способом исчисления оплаты за услуги перевозки. Путевой лист грузового автомобиля форма 4-с используется когда для расчета применяются сдельные показатели, второй бланк — при повременной системе оплаты.

В качестве сопроводительного документа помимо путевки водителю вручается товарно-транспортная накладная на груз.

В нем обязательно проставляют свои отметки механик, инспектор по предрейсовому медосмотру, диспетчер, заправщик, водитель машины.

Разберем на пример, как правильно заполнить путевой лист.

Лицевая сторона

Компания ставит на нем свой фирменный штамп. Документ должен иметь номер, который определяется при регистрации его в специальном журнале, а также дату его заполнения.

Далее нужно указать название предприятия, его адрес, номер телефона, а также код ОКПО.

При необходимости заполняются код с режимом работы, колонны, и бригады. Далее указываются марка и тип грузового автомобиля, его государственный номер, гаражный идентификатор.

Ниже записываются Ф.И.О. водителя, его табельный номер и реквизиты прав на управление транспортным средством.

Если используется при перевозке прицеп, то на него также в соответствующих графах заполняется аналогичная информация, как и на машину.

В первой таблице справа записываются данные по работе шофера и транспорта. Здесь проставляются плановые и фактические дата и время выезда и заезда, показатели спидометра.

В следующих графах указывается вид и код применяемого топлива, количество горючего заправленного, а также на начало и конец дня. В этой же таблице нужно отражать информацию об условиях работы машины (коэффициентах), применяемом спецоборудовании. Эти данные визируются всеми ответственными лицами.

Далее диспетчер заполняет информацию о задании, которое водитель должен выполнить. В него включается указание наименования компании, в распоряжении которой будет находиться автомобиль, адреса и время подачи, вид перевозимого груза, количество ездок, километраж, тоннаж.

После этого ответственное лицо расчетным путем определяет количество необходимого топлива и записывает в соответствующую строку, подтверждая данные своей подписью.

Перед выездом на линию медик должен осмотреть шофера и поставить на путевки допуск в виде штампа.

Механик при выезде и возвращении проверяет техническое состояние машины. Передача автомобиля от него к водителю и обратно осуществляется передаточными подписями.

В разделе «Особые отметки» заносится информация о произошедшем ДТП, о проведении инструктажа инспектором по БДД, ремонте и т.д

Оборотная сторона

На оборотной стороне водитель или представитель организации-заказчика делает записи о ходе выполнения задания: во сколько и куда прибыла машина, количество и номера сопроводительных документов.

Все эти данные желательно заверить печатями и подписями ответственных лиц контрагентов. Таблица визируется диспетчером и шофером.

Ниже отмечаются имеющие место простои. Записываются данные о причине, виде, продолжительности его, а также ставятся подписи ответственных лиц.

В нижней таблице диспетчер заносит результаты по расходу топлива, рассчитанные при применении норм и по факту использования горючего. Далее проставляется время работы машины с расшифровкой по видам периодов.

В следующих столбцах указывается количество ездок и заездов в гараж. Определяется километраж, пройденный машиной, если был прицеп, то и его. Здесь расписывается пробег общий и с грузом.

Заносятся данные по количеству груза, перевезенного машиной и прицепами, и определяется показатель тонна*км, на основе которого выставляются счета заказчикам. Этот раздел визируется таксировщиком.

Ниже справочно записываются данные по кодам марок автомобиля, прицепов и заполняется показатель дни работы автомобиля.

В первую очередь ответственность за правильность оформления путевого листа возлагается на директора фирмы, потом на должностные лица — механика, диспетчера и самого водителя.

Источник: http://blankionline.ru/doc/putevoj-list-gruzovogo-avto-forma-4-c.html

Одним из принципиальных отличий формы № 4-П от 4-С (сдельная перевозка) является необходимость прикладывания товарно-транспортных накладных при осуществлении перевозок товарно-материальных ценностей.

Номера таких документов вписываются в путевой лист, а сами накладные прилагаются в одном экземпляре и служат для подведения итогов о количестве перевезенного груза и других показателях работы грузового автомобиля и его водителя.

Выдача формы 4-П водителю должна осуществляться перед началом смены и с учетом сдачи путевого листа за прошедшую смену. В получении листа водитель расписывается,  проверяет наличие в нем штампа, печати организации и даты выдачи. Без этих реквизитов лист не может иметь юридической силы.

Путевой лист по завершению смены сдается в организацию, которой принадлежит грузовой автомобиль. Он является основанием для учета рабочего времени водителя и самого грузового автомобиля.

При передаче счета заказчику прикладывают предусмотренный отрывной талон. В него включают следующую информацию:

  • оплачиваемое время (здесь построчно отображают тариф и общую сумму);
  • общий пробег (с грузом и без него);
  • величина перепробега (при наличии);
  • тоннаж;
  • общая сумма к оплате.

Отрывной талон подписывается таксировщиком и начальником эксплуатации.

Источник: http://blognalog.com/uchet/kak-pravilno-zapolnyat-putevoy-list-gruzovogo-avtomobilya.html

Путевой лист, виды путевых листов, обязательные реквизиты

Правила заполнения путевых листов

Путевой лист является первичным документом, необходимым и часто используемым, обычными организациями и транспортными компаниями.

Путевой лист утвержден постановлением Госкомстата РФ № 78 от 28 ноября 1997 года “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте”. Существует несколько видов путевых листов в зависимости от видов транспортных средств.

Для чего нужен путевой лист

Путевой лист нужен для подтверждения расходов на ГСМ, в частности расходов на бензин, масло, топливо. Без оформления путевого листа запрещены перевозки пассажиров автобусами, маршрутками, трамваями, грузовыми автомобилями.

Путевые листы легковых автомобилей

  • Форма №3 – Путевой лист легкового автомобиля, такие путевые листы являются первичными документами по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю. Выписывается он в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом, действителен только на один день или смену. На более длительный срок выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток или смены.
  • Форма №ПЛ-1 – Путевой лист легкового автомобиля индивидуального предпринимателя, с помощью путевых листов предприниматель, предприятие могут подтверждать и списывать затраты на бензин. Следует учитывать, что унифицированные формы документов не являются обязательными к применению, и компания вправе самостоятельно разработать свои бланки первичных документов.

Путевые листы грузовых автомобилей

  • Форма №4-П – Путевой лист грузового автомобиля (повременная), применяется в случаях оплаты работы по повременному тарифу. Путевой лист остается в организации – владельце автотранспорта, отрывной талон передается Заказчику услуг.
  • Путевой лист грузового автомобиля служит основанием для учета работы транспортного средства в течение рабочего дня. Если при повременной оплате за работу автомобиля перевозятся товарно-материальные ценности, в путевой лист вписываются номера товарно-транспортных документов и прилагается один экземпляр этих товарно-транспортных документов, по итогу которых указывается количество/масса перевезенного груза и другие показатели, отражающие работу автомобиля и водителя.

  • Форма №4С – Путевой лист грузового автомобиля (сдельная), применяется при перевозке грузов при условии оплаты работы по сдельным расценкам.
  • Форма №ПГ -1 – Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя, позволяет возмещать расходы, связанные с возможными ремонтными работами транспортного средства, покупкой ГСМ.

Путевые листы пассажирского транспорта

  • Форма №6 – Путевой лист автобуса, первичный документ по учету работы автобуса, а также основание для начисления заработной платы водителю. Все сведения об автобусе, расходе топлива и задания водителям записываются в путевом листе диспетчером и механиком. Данная форма применяется для учета работы автобуса на городских и пригородных маршрутах.
  • Форма №6 спец. – Путевой лист автобуса необщего пользования – данная форма документа является основным первичным документом по учету работы автобусов необщего пользования по перевозке пассажиров. Форма №6 спец выписывается в одном экземпляре и выдается водителю под расписку при условии сдачи предыдущего путевого листа.
  • Фома №ПА-1 – Путевой лист автобуса индивидуального предпринимателя, заполняется как правило диспетчером или самим индивидуальным предпринимателем и позволяет возмещать расходы на горюче-смазочные материалы, также является подтверждение работы предпринимателя.
  • Форма №4 – Путевой лист легкового такси, выписывается в одном экземпляре и выдается водителю, на его основании водителю начисляется заработная плата.

Путевые листы специальных автомобилей

  • Форма №3 спец. – основной первичный документ учета работы специального автомобиля, является основанием для начисления заработной платы водителю. Отрывные талоны путевого листа заполняются компанией/организацией, которой принадлежит спецавтомобиль, на основании их выставляется счет заказчику.

Путевые листы строительной техники

  • Форма N ЭСМ-1 – Рапорт о работе башенного крана
  • Форма N ЭСМ-2 – Путевой лист строительной машины, применяется с 1 декабря 1997 года
  • Форма N ЭСМ-3 – Рапорт о работе строительной машины (механизма)
  • Форма N ЭСМ-4 – Рапорт-наряд о работе строительной машины (механизма)
  • Форма N ЭСМ-5 – Карта учета работы строительной машины (механизма)
  • Форма N ЭСМ-6 – Журнал учета работы строительных машин (механизмов)
  • Форма N ЭСМ-7 – Справка для расчета за выполненные работы (услуги)
  • Путевой лист автокрана

Порядок заполнения путевого листа

Заполняется Путевой лист на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях. Оформляется он на один день или срок, до одного месяца.

Обязательные реквизиты путевого листа

  • Обязательными реквизитами являются номер, дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку;
  • сведения о сроке действия путевого листа;
  • дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя;
  • дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства;
  • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства, если владелец – юридическое лицо – указывается наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, если собственник ИП – указывается фамилия, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона;
  • сведения о транспортном средстве, указывается тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства;
  • сведения о водителе, ФИО;
  • государственный регистрационный знак транспортного средства, прицепа.
  • Подпись и ФИО контролера технического состояния машины.

Печать на путевом листе

Все путевые листы должны иметь дату выдачи, штамп и печать предприятия, которому принадлежат автомобили. Но, согласно Приказу Минтранса России от 18 января 2017 г. № 17 с 26 февраля 2017 года в путевых листах можно не ставить печать или штамп.

Достаточно будет сведений о собственнике транспортного средства. Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководители организации, а также лица, отвечающие за эксплуатацию грузовых автомобилей и участвующие в заполнении документа.

Путевые листы хранятся в организации совместно с товарно-транспортными документами, дающими возможность их одновременной проверки.

Владельцы транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов. Срок хранения путевых листов – не менее 5 лет.

Списание расходов на ГСМ по путевым листам

Списание расходов на бензин, топливо осуществляется строго в пределах нормативов. Если же компания решила списывать ГСМ согласно фактических расходов, то в любом случае должны быть утверждены нормы списания, указаны марки машин, также должны быть рассчитаны определенные лимиты.

Новые изменения в путевых листах

Минтрансом утверждены дополнительне обязательные реквизиты путевого листа. По его мнению, они помогут ГИБДД, и будут способствовать максимально быстрому поиску нарушителей.

В путевых листах обязательно указывались наименование организации, организационно-правовая форма, адрес местонахождения, в соответствии с учредительными документами.

Начиная с 15 декабря, дополнительно, в сведениях о собственнике или владельце транспортного средства обязательно следует указывать ОГРН. Если же владельцем является индивидуальный предприниматель, то в путевом листе указывается ОГРНИП ИП.

Также, к обязательным реквизитам теперь относится дата и время проведения предрейсового контроля. Но заполнение этих данных предусмотрено порядком заполнения путевого листа.

Основание: Приказ Минтранса России от 07.11.2017 N 476 , который вступил в силу 15 декабря 2017 года.

Штраф за отсутствие путевого листа

При отсутствии у водителя путевого листа – штраф 500 рублей, (КОАП 12.3 п.2).

Осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом с нарушением требований о проведении предрейсового контроля технического состояния транспортных средств – влечет наложение административного штрафа на граждан в размере 3000 рублей; на должностных лиц – 5000 рублей; на юридических лиц – 30000 рублей.

Возможно Вас заинтересует удаленное бухгалтерское сопровождение от нашей компании:

Источник: https://buhuchetprof.ru/news/novosti/putevoy-list-vidy-putevykh-listov-obyazatelnye-rekvizity/

Формы путевых листов, правила заполнения и внесения изменений

Правила заполнения путевых листов

Путевой лист – это документ, выдаваемый водителю, для учета маршрута транспортного средства, ГСМ, пробега. Благодаря путевому листу, работники многих фирм могут рассчитывать на компенсацию за проделанную работу и средства, потраченные на обслуживание автомобиля.

Давайте разберемся, кто может получить такой документ, как оформить его и как им воспользоваться.

статьи:

Путевой лист легкового автомобиля – так нужен или нет?

Путевой лист обязательно должны приобрести:

  1. Водители маршрутных такси, организующие перевозку пассажиров в районе или городе.
  2. Шофер, занимающийся перевозкой какого-либо груза, предметов, товаров, багажа.
  3. Водители транспортных компаний, совершающих рейсы междугороднего сообщения.
  4. Шофер другого наземного транспорта общественного назначения – трамвая, троллейбуса.

Заметьте, что любое юридическое лицо, имеющее транспорт в распоряжении компании, должно принимать от своих сотрудников путевые листы чтобы:

  1. Знать, где же находился автомобиль компании, какую работу выполнял водитель.
  2. Отчитаться перед налоговой службой.
  3. Рассчитать средства, которые были потрачены на бензин и ГСМ, которые не подлежат налогообложению.
  4. Уменьшить сумму налогов.
  5. Вести нормативно-правовую базу данных в бухгалтерии.

Несмотря на преимущества путевого листа, его не нужно оформлять:

  1. Физическому лицу, использующему собственный транспорт в своих целях.
  2. Физическому лицу, предоставляющему автомобиль другому лицу по доверенности.
  3. Юридическому лицу, имеющему собственную машину, используемую не в целях компании, а в своих.

Особенности выписки путевых листов

Бухгалтер любой организации должен знать, что такой документ выписывается на 1 день, либо на 1 поездку. К примеру, вас отправляют в командировку в другой город на транспорте компании с водителем. Он должен получить путевой лист перед выездом.

Заметьте, если ваше нахождение в другом городе затянулось на 1 месяц и даже больше, то, чтобы вас привезли обратно, водитель должен будет выписать 2 такой же лист. Подтверждение этому вы найдете в Приказе №152 Минтранса РФ от 18 сентября 2008 года, под названием «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». В нем указан срок выдачи – от 1 до 30 дней.

Оформлять листок следует на каждого водителя, особенно в том случае, когда транспорт будет использоваться несколькими сотрудниками во время перевозки (п. 11 того же приказа).

На каждый легковой или грузовой автомобиль компании также должен быть выписан свой, отдельный путевой лист (п. 9 того же приказа).

Документ должны регистрировать в бухгалтерии, либо сами руководители организации. Заметьте, срок хранения документов – не менее 5 лет.

Правила заполнения путевого листа грузового автомобиля – порядок внесения изменений до выезда и на линии

Чтобы правильно оформить бланк путевого листа, необходимо следовать следующим правилам:

  1. Не забыть проставить сразу дату и код, по которому будут начислять компенсацию в бухгалтерии.
  2. Указать марку авто, прицепа, гаражный номер, а также количество сотрудников-водителей, личные данные.
  3. Определить количество рейсов, протяженность маршрута.
  4. Записать, сколько литров топлива и других горюче-смазочных материалов требуется. Если в машине есть остаток, то его количество отмечают.
  5. Сделать отметку о состоянии здоровья водителя у лица, который допускает шофера к своей деятельности.
  6. Внести показания спидометра ТС.
  7. Записать, во сколько вы выехали на машине из гаража, во сколько прибыли на место сбора пассажиров, либо груза, указать адрес этого места.
  8. Описать объект перевозки.
  9. Время прибытия на место отгрузки перевозимого товара следует также задокументировать.
  10. Предъявление ТТН грузополучателю также отметьте в соответствующей графе.
  11. Укажите и время отбытия с места отгрузки. Если случится простой на линии, то о нем следует также написать в документе, отметьте и причину.
  12. Далее запишите, во сколько вы прибыли в гараж или на КПП, затем сдайте транспорт механику ОТК или КПП под подпись.

Основные формы путевых листов для легковых и грузовых автомобилей

  1. Для легковушки. Оформляется такой документ по №3. Эта бумага позволяет зафиксировать работу сотрудника. В налоговой это доказательство служит основанием для начисления зарплаты.
  2. Для специального авто. Это разновидность предыдущего документа для легковой машины, поэтому выписывают его по форме №3, специальной.

    В таком листе записываются также данные о работе водителя.

  3. Для таксиста на легковой машине. Оформляется по №4. В нем также фиксируется работа шофера. По документу начисляют зарплату водителю.
  4. Для грузового автомобиля, водитель которого работает сдельно, выписывается документ по форме №4-с.

  5. Для грузового транспорта, водитель которого выполняет работу повременно и ежедневно, оформляется лист по №4-п.
  6. Для автобуса бумага выписывается по форме №6. Обычно используется такой путевой лист для транспорта, действующего по пригородным или городским маршрутам.
  7. Для автобусов необщего пользования.

    Перевозя пассажиров в таком транспорте, водитель должен обладать документом по специальной форме №6.

Как правильно разработать собственную форму путевых листов – правила

Не все работодатели желают связываться с оформлением путевых листов. Как правило, на заполнение бумаги уходит много времени. Поэтому можно упростить такой документ только некоторым организациям – тем, которые не имеют штатных водителей и транспортных средств, предназначенных для выполнения перевозок в целях компании.

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» (от 21.11.1996 N129) в документе вы должны указать все главные сведения.

Вот они:

  1. Шапку – наименование организации, все важные данные.
  2. Дату составления.
  3. Перечень бригады сотрудников, их данные.
  4. Наименование услуги, работы, проводимой водителями, их характеристика.
  5. Оценка работы – денежные средства, идущие на зарплату шоферу, а также на организационные вопросы поездки.
  6. Подпись руководства и сотрудников, указанных в листе.

Документ следует предоставлять в налоговый орган с определенной регулярностью, чтобы не возникало вопросов о необоснованных расходах компании.

Штрафы за отсутствие путевых листов

Физическое лицо, передвигающегося без положенных бумаг, в частности путевого листа, не может быть уголовно наказан. Он будет привлечен к административной ответственности. Это означает, что его обяжут выплатить штраф в размере 500 рублей (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ).

Юридическому лицу грозит больший штраф – 100 тысяч рублей (ч. 1 ст. 12.31.1 КоАП РФ). Такое же наказание ожидает компаний, организующих перевозку электрическим, наземным транспортом.

Основные вопросы по путевым листам – ответы юристов

 – Нужен ли путевой лист на арендованный автомобиль?

В том случае, когда водитель совершает работу на арендованном автомобиле, то оформлять путевые листы обязательно. Документ необходим для того, чтобы подтвердить расход денежных средств на бензин и ГСМ, только чеки не действуют в налоговой службе.

 – Какова периодичность путевых листов – можно ли его выписывать на несколько поездок вперед?

Путевые листы предназначаются для отчетности только по 1 поездке. Срок действия документа составляет – 1-30 дней.

 – Можно ли путевой лист заполнить частично, не указывая, например, показания спидометра и расходы на бензин?

Все показатели, которые вы отметите в документе, должны полностью отражать расход материалов, топлива. Только так вы обоснованно сможете рассчитывать на компенсацию по затраченным средствам, либо выплатить заработную плату сотруднику за проделанную работу.

 – Когда и как при помощи данных ГИБДД налоговики могут подтвердить или опровергнуть данные путевых листов?

Специалисты налоговых органов вправе требовать информацию о поездке определенного транспортного средства. Если сведения ваших путевых листов будут различаться с информацией, которую предоставили в ГИБДД, то у руководителя компании могут возникнуть проблемы.

  1. Во-первых, налоговики могут опровергнуть расходы на ГСМ, на оплату работы водителя.
  2. Во-вторых, могут отказать в компенсации. Причин расхождения много. Например, водитель следовал не по заявленному маршруту, в бригаде был один человек, а не несколько.

Остались вопросы? Просто позвоните нам:

Источник: https://pravo812.ru/useful/562-formy-putevykh-listov-pravila-zapolneniya-i-vneseniya-izmenenij.html

Ваш юрист
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: