Правила регистрации приказов в организации

Содержание
  1. Как регистрировать кадровые документы. Журналы, которые должны быть у каждого работодателя
  2. Для чего нужен журнал регистрации приказов?
  3. Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу
  4. Виды журналов регистрации
  5. Почему необходимо ведение журнала
  6. Структура и содержание журнала приказов работодателя
  7. Законодательная база для учета документации
  8. Как регистрировать распоряжения в организации
  9. Устная или письменная форма распоряжения?
  10. Чем отличается распоряжение от приказа
  11. Кто имеет право писать распоряжение
  12. Надо ли согласовывать распоряжение с директором фирмы
  13. Надо ли давать обоснование в распоряжении
  14. На что обратить внимание при составлении распоряжения
  15. Основные нюансы в оформлении распоряжения
  16. Как, сколько времени и где хранить распоряжение
  17. Согласование и регистрация приказов
  18. Согласование приказа
  19. Журнал регистрации приказов: виды, порядок оформления
  20. Порядок оформления
  21. Регистрация приказов
  22. Согласование и регистрация приказов
  23. Книга приказов: как вести правильно, образец
  24. Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа
  25. Титулка
  26. Список ответственных работников
  27. Главный раздел
  28. Ведение журнала регистрации
  29. Ведение журнала в электронном виде
  30. Ответственные за ведение
  31. Как и сколько времени хранить журнал

Как регистрировать кадровые документы. Журналы, которые должны быть у каждого работодателя

Правила регистрации приказов в организации

2ann.ru

Юридические ответы на жилищные вопросы

Нужна бесплатная консультация юриста?

Москва и московская область

8(499)110-74-89

  Что такое выписка из домовой книги и где ее можно получить

› Документы

Все приказы по основным видам деятельности должны регистрироваться в соответствующем приказе. В записи отражают название, дату составления документа и другие важные сведения. Образец записи, примеры заполнения журнала – все это можно найти в статье.

Мнение эксперта

Озерова Марина

Юрист, специализация наследственные, семейные, жилищные делам

Советуем ознакомиться с тем как правильно вести книгу учета трудовых книжек — подробности тут.

  • Способы ведения и ответственный
  • Как выглядит журнал для регистрации
  • Для чего нужен журнал регистрации приказов?

    С точки зрения закона никаких обязательных требований к наличию подобного рода документа нет. Но, при проведении надзорных мероприятий государственными органами в сфере трудовых отношений, инспектор вправе затребовать журнал регистрации приказов организации.

    Прежде всего, благодаря зарегистрированным данным, можно без труда отследить хронологию последовательности событий, например:

    • когда человек был принят на работу;
    • переводился ли за время трудовой деятельности на другие участки работ;
    • привлекался ли к дисциплинарной и прочим предусмотренным законом видам ответственности;
    • дату и причину прекращения трудовых отношений.

    Как правило, регистрация распоряжений в организации вменяется в профессиональные обязанности секретарю, передающему документы на подпись руководителю, принимающему входящую информацию, рассылающему исходящую корреспонденцию.

    Регистрация производственных приказов позволяет экономить время при необходимости найти то или иное распоряжение, в то числе за прошлые годы деятельности. Без учета представьте, сколько часов или даже дней нужно будет перелистывать все собранные в течение многих лет распоряжения, которые должны храниться работодателем вплоть до 75 лет.

    Можно сделать вывод: даже при передаче документов на хранение в архив, подшив их в хронологическом порядке, приложенный журнал регистрации производственных приказов позволит не допустить неразберихи.

    Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

    Приказы по личному составу являются, как правило, персонифицированными — регулирующими деятельность конкретных работников или групп таковых (например, отдела или службы).

    Как мы отметили выше, к приказам по личному составу принято относить только те локальные документы, действие которых распространяется на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). То есть, к примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в рассматриваемом журнале.

    К документам, которые могут учитываться в журнале, чаще всего относятся приказы:

    • о приеме сотрудника на работу;
    • увольнении сотрудника;
    • переводе сотрудника на другую должность;
    • совмещении сотрудника;
    • совместительстве сотрудника;
    • заработной плате;
    • командировке;
    • отпуске, декрете;
    • награждении;
    • изменении Ф. И. О. работника.

    Формы приказов о личном составе работодатель вправе использовать те, которые посчитает нужным выбрать. Но по традиции в РФ распространено использование унифицированных форм, таких, например, как:

    • Т-1 и Т-1а (для оформления приказа о приеме сотрудника);
    • Т-8 и Т-8а (для оформления приказа об увольнении);
    • Т-9 и Т-9а (для оформления приказа о командировке).

    Данные формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

    Прежде чем регистрировать тот или иной приказ по личному составу и придавать ему таким образом юридическую силу (если это предусмотрено правилами документооборота), сотрудник отдела кадров должен убедиться в том, что приказ имеет необходимые признаки легитимности, такие как:

    • наличие ссылки на документ, являющийся основанием для издания приказа (например, трудовой договор — если речь идет о приказе о приеме на работу), ссылки на НПА — если норма, устанавливаемая приказом, корреспондирует с положениями соответствующего документа или НПА;
    • наличие наименования, даты, номера, места составления документа;
    • наличие заголовка документа;
    • наличие текста приказа;
    • наличие подписи руководителя работодателя;
    • наличие отметки о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.

    О документе, являющемся источником дополнительных сведений о работнике, читайте в статье «Анкета при приеме на работу — бланк и образец».

    Виды журналов регистрации

    Порядок ведения документооборота для внутреннего пользования утверждается локальными правовыми актами.

    Отдельно могут быть заведены книги учета для письменных распоряжений руководства, в зависимости от их предназначения:

    • касающиеся основной производственной деятельности, включая вопросы финансирования;
    • по вопросам организации и охраны труда;
    • кадровые – о приеме, перемещениях (переводах), увольнении работников; установлении или повышении квалификации работников; о награждениях или дисциплинарных взысканиях;
    • журнал регистрации приказов по административно хозяйственной деятельности;
    • и прочие.

    Журнал регистрации распоряжений образец:

    Как правило, ведут учет в письменном виде, но допускается и электронная форма документа.

    Покажем, как может выглядеть книга учета приказов по основной деятельности, образец:

    Почему необходимо ведение журнала

    Поскольку в соответствии c ГОСТ P 51141-98 под регистрацией понимается запись по установленной форме данных про документ с соблюдением существующих правил.

    Регистрация подтверждает сам факт получения или же создания документа в конкретное время посредством внесения информации о нём в соответствующую регистрационную форму, сопровождаясь присвоением номера, а также записыванием основных данным про документ.

    Таким образом, именно регистрация сообщает документу юридическую силу, поскольку именно с её помощью фиксируется сам факт его создания. Поэтому приказ по личному составу до его регистрации в Журнале как бы не существует.

    Правовая основа существования такого журнала, порядок его ведения, а также отнесение его к документам длительного хранения — постановление Росархива от 06.09.2000 г.

    Статья № 358 этого документа постановляет необходимость вести учёт кадровых приказов отдельно от иных видов документооборота.

    Согласно требований нормативного документа журнал (книга) регистрации приказов кадровых назначений, перемещений, увольнений ведётся на каждом предприятии.

    Систематизация вносимой информации основывается на принципе хронологического каталога. Сами же приказы по кадрам хранятся отдельно, подшиваясь в соответствующие личные дела работников.

    Структура и содержание журнала приказов работодателя

    Унифицированных форм для регистрации распоряжений внутреннего пользования не существует. В продаже имеются типовые книги учета, которыми можно воспользоваться, или разработать свою форму и заказать в печатных изданиях.

    Порядок ведения регистрации документации стандартный, в виде таблицы.

    Страницы имеют несколько граф для заполнения:

    • номер по порядку очередной записи;
    • дата регистрации приказа (которая считается датой его издания);
    • присвоенный номер распоряжению (он может не совпадать с порядковым, например, иметь дополнительные буквенные обозначения);
    • краткое содержание распорядительного документа;
    • кто является ответственным лицом за исполнением приказа;
    • примечание;
    • подпись должностного лица, обязанного проконтролировать исполнение об ознакомлении или о получении копии распоряжения;
    • могут быть и другие графы.

    Законодательная база для учета документации

    Как указано выше, действующий закон не требует от компаний обязательной регистрации приказов в Журнале.

    Учет приказов остается на усмотрение руководства компании, в связи с этим порядок внесения информации в Журнал, его форма и порядок хранения определяется каждой фирмой в индивидуальном порядке.

    При этом существует ряд действующих нормативных актов, которые предоставляют рекомендации относительно процедуры ведения Журнала.

    № п/пНормативный актОписание
    1Приказ Минкультуры РФ №558 от 25.08.10Документ содержит полный список документов, которые ведет кадровая служба, а также описывает механизм их регистрации, сроки и условия хранения, порядок уничтожения.
    2

    Источник: https://NotariusMoskva.ru/zhilishchnoe/kak-vesti-zhurnal-registracii-prikazov.html

    Как регистрировать распоряжения в организации

    Правила регистрации приказов в организации

    Распоряжение – документ, который относится к локальной управленческой документации предприятия и действует строго внутри него.

    Распоряжения имеют широкое распространение как в организациях коммерческого сектора, так и в государственных и бюджетных учреждениях.

    ФАЙЛЫОткрыть эти файлы онлайн2 файла
    Скачать пустой бланк распоряжения .docСкачать образец заполнения распоряжения .doc

    Устная или письменная форма распоряжения?

    Некоторые руководители предпочитают отдавать распоряжения подчиненным в устном виде: с их точки зрения это экономит время и избавляет от дополнительной бумажной работы. Однако такой вариант — не самое лучшее решение.

    Например, бывают случаи, когда сотрудник выполняет распоряжение начальства ненадлежащим образом или совсем его игнорирует. Привлечь в такой ситуации его к дисциплинарному взысканию за неисполнение устного распоряжения будет невозможно.

    Если же оформить документ в письменной форме, таких сложностей (да и многих других) удастся избежать.

    Именно поэтому эксперты настоятельно рекомендуют все ключевые рабочие моменты в плане распорядительной деятельности оформлять в письменном виде: приказами или распоряжениями.

    Чем отличается распоряжение от приказа

    Распоряжения и приказы в некоторой части схожи между собой: они имеет примерно одинаковую структуру, назначение и т.п. Однако есть между ними и различия:

    • Область влияния. Основное отличие приказа от распоряжения в том, что приказ регулирует правовые отношения и основную деятельность компании, а распоряжение – оперативные вопросы.
    • Срок действия. В большинстве случаев распоряжение касается каких-то локальных моментов, небольшого количества работников и действует строго ограниченный и достаточно короткий период: до его выполнения. Приказы имеют более длительный срок действия, в них чаще всего вносятся конкретные изменения, тогда как распоряжения обычно просто переиздаются.

    Кто имеет право писать распоряжение

    Приказ может исходить только от лица директора предприятия (или его представителя, действующего на основании доверенности), а распоряжение могут писать руководители структурных подразделений и филиалов, начальники отделов и т.д., то есть все те лица, в должностной инструкции которых указана данная функция в виде права.

    Важно, чтобы сотрудник, издающий распоряжения имел представление о том, как правильно составлять и оформлять документ, знал основы трудового и гражданского законодательства, а также внутренние нормативно-правовые акты организации – именно на эти документы следует ссылаться при составлении документа.

    Надо ли согласовывать распоряжение с директором фирмы

    Распоряжения, исходящие от имени руководителя структурного подразделения или отдела, обычно являются следствием проводимой в компании стратегической политики директора и администрации фирмы – своеволие при составлении такого рода бумаг для начальников среднего звена недопустимо.

    Поэтому в большинстве случаев согласовывать распоряжение с директором нет необходимости.

    Надо ли давать обоснование в распоряжении

    Распоряжение, ровно как и приказ, нужно обязательно обосновывать.

    Если есть возможность, следует указать норму закона, выполнение которой послужило основанием для написания распоряжения или внести объективную причину для создания документа (в виде «В связи с….»).

    После изложения обоснования дальнейшую часть распоряжения следует заканчивать словом «Предлагаю» или «Обязываю».

    На что обратить внимание при составлении распоряжения

    На сегодня нет единого унифицированного образца распоряжения, так что предприятия и организации имеют полное право писать его в произвольном виде или по типовому образцу, действующему на предприятии.
    При этом при составлении документа важно придерживаться некоторых норм делопроизводства, касающихся распорядительной документации. В частности:

    1. Распоряжению обязательно следует
      • присвоить номер,
      • поставить дату его создания,
      • написать наименование организации.
    2. Далее в документе нужно указать
      • обоснование или основание для его формирования,
      • обозначить работника или группу работников, в отношении которых издается распоряжении (с указанием их должностей, имен и отчеств),
      • задачи, которые перед ними стоят,
      • сроки их решения.
    3. Также необходимо назначить ответственное за выполнение распоряжения лицо (автор документа может оставить это право за собой).

    Если к бланку прикладываются какие-то дополнительные бумаги, их наличие следует отметить в тексте отдельным пунктом.

    Основные нюансы в оформлении распоряжения

    Как распоряжения, так и к его оформлению, закон не предъявляет ровно никаких требований, поэтому писать его можно на обыкновенном листе А4 формата или на фирменном бланке предприятия. Текст можно набирать на компьютере или писать от руки (шариковой ручкой любого темного цвета, но не карандашом).

    Только один момент нужно соблюдать неукоснительно: документ должен быть подписан руководителем организации или лицом, уполномоченным на визирование таких бумаг.

    При этом проштамповывать его строгой необходимости нет: это следует делать только тогда, когда норма по использованию штемпельных изделий закреплена в локально-правовых актах предприятия.

    Распоряжение руководства, оформленное в письменном виде нужно обязательно регистрировать в журнале учета внутренних документов.

    Как, сколько времени и где хранить распоряжение

    Распоряжение на период его действия нужно подшить в папку с прочей распорядительной документацией фирмы.

    После того, как срок актуальности пройдет, бланк можно убрать в архив организации, где он должен находиться период, прописанный для такого рода бумаг законодательством или нормативными актами фирмы.

    Источник: https://assistentus.ru/forma/obrazec-rasporyazheniya/

    Согласование и регистрация приказов

    Правила оформления приказов по основной деятельности смотрите в предыдущей статье.
    Сейчас в продолжение темы давайте рассмотрим правила согласования приказов и проведение регистрации приказов.

    Согласование приказа

    Будет очень хорошо, если порядок согласования приказов прописан в инструкции по делопроизводству организации. Необходимо обязательно проводить согласование приказов с проставлением виз.

    Проект приказа по основной деятельности должны визировать, как правило, заместитель руководителя, отвечающий за соответствующее направление деятельности организации, и начальники отделов:

    • кто готовит приказ,
    • кому даются поручения – еще на стадии подготовки надо заложить рациональную систему исполнения с реалистичным сроком, чтобы в дальнейшем не вносить изменения,
    • юридической службы,
    • службы делопроизводства – визирует в последнюю очередь, чтобы проверить правильность оформления приказа,
    • главный бухгалтер – приказы по финансовым вопросам,
    • прочие заинтересованные – если необходимо.

    Визы можно проставлять на обороте последнего листа приказа или на листе согласования. Виза обязательно должна содержать расшифровку должности, фамилию с инициалами и дату (про дату не забывать).

    Лучше предпочесть последний вариант согласования – на отдельном листе. Когда приходится приказ переделывать, то визы не всегда надо повторно собирать.

    В нашей организации, например, визирующие очень любят добавлять какую-нибудь мелочь от себя.

    Пустячок, а им приятно, но только приказ-то надо распечатывать заново.

    Итак, проект приказа может визироваться с отметкой «с замечаниями». Эти самые замечания оформляются на отдельном листе в произвольной форме. И они должны учитываться при доработке проекта приказа.

    В случае наличия замечаний принципиального характера, проект приказа необходимо перепечатать и согласовать вновь (собрать все подписи заново). Так что стоит подумать какую визу труднее всего получить и начинать согласование с этого человека.

    Источник: https://sroorgru.com/kak-registrirovat-rasporyazheniya-v-organizatsii/

    Журнал регистрации приказов: виды, порядок оформления

    Правила регистрации приказов в организации

    Последние изменения: Январь 2020

    Кадровая внутренняя документация в компании подлежит отдельной фиксации, установленный порядок регламентируется нормативно-правовыми актами. Каждая организация обязана вести журнал регистрации приказов в разрезе направлений и в соответствии со сроками хранения, определёнными для различной документации распорядительного характера.

    Порядок оформления

    Ведение в удобной для предприятия форме не отменяет требования соблюдения правил, предусмотренных для подобной документации. Титульный лист обязан содержать информацию о дате начала внесения записей и окончания.

    Для ведения каждой книги назначается ответственный сотрудник, информация о котором размещается:

    • на титульной странице;
    • на последнем листе;
    • в конце каждой страницы при ведении в электронном виде.

    Книга принадлежит к документации строгой отчётности, предусматривающей обеспечение сохранности путём предотвращения извлечения или дополнительной вставки новых листов. Страницы пронумеровываются, прошнуровываются и с обратной стороны скрепляются подписью руководителя и печатью организации, дающей возможность зарегистрировать журнал и осуществлять его дальнейшее ведение.

    Подтирки, подчистки и замазки специальными средствами категорически запрещены. В случае ошибочного внесения записи она подлежит корректировке путём зачёркивания одной чертой с внесением подписи работника, совершившего ошибку, и внесение правильной записи в ту же графу. Сотрудник, ответственный за ведение, назначается ответственным за хранение.

    Как часто необходимо вносить информацию и нужно ли вести журнал ежедневно? Соответствующая информация вносятся по мере формирования распоряжений, а соблюдение выполнения регламентируется внутренними документами, позволяющими проводить проверку в присутствии назначенного ответственного лица.

    Регистрация приказов

     

    Поскольку стандартного порядка внесения записей в книги нормативными актами не предусмотрено, как заполнять журнал в разрезе граф, решает каждая организация индивидуально. Примерный образец заполнения включает:

    1. Номер, присваиваемый в момент издания. Чтобы правильно вести нумерацию приказов без нумерологических сбоев, целесообразно разработать схему, состоящую из цифр и букв, понятную и наглядную для учёта.
    2. Название распорядительного документа.
    3. Дата формирования, которой считается дата подписания руководителем.
    4. Вид распоряжения, в связи с причиной издания:
      • отпуска;
      • приём или увольнение;
      • внесение изменения в штатное расписание;
      • перевод на другую должность;
      • назначение совмещения.
    1. Информация о сотруднике – виновнике составления.
    2. Краткое содержание, находящееся в преамбуле.

    Ведение ряда книг для регистрации кадровой документации упорядочивают документооборот, упрощают поиск конкретного информационного документа вне зависимости от количества регистрируемых распоряжений ежедневно и количества прошедших лет до момента запроса, включая 75-летний период.

    Бесплатный вопрос юристу

    Нуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Все консультации бесплатны/ Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему:

    © 2020 zakon-dostupno.ru

    Источник: https://zakon-dostupno.ru/kadrovyie-dokumentyi/zhurnal-registratsii-prikazov/

    Согласование и регистрация приказов

    Правила регистрации приказов в организации

    Правила оформления приказов по основной деятельности смотрите в предыдущей статье.
    Сейчас в продолжение темы давайте рассмотрим правила согласования приказов и проведение регистрации приказов.

    Книга приказов: как вести правильно, образец

    Правила регистрации приказов в организации

    Каждый Приказ, оформленный на предприятии, подлежит регистрации с присвоением персонального номера. Это необходимо для устранения попыток оформить распорядительные решения «задним» числом. Поскольку регистрация должна проходить последовательно, то на каждой фирме должен действовать Журнал Приказов, позволяющих контролировать документооборот организации.

    Согласно кадровой теории, такой Журнал может использоваться не только для регистрации Приказов, но также для внесения информации обо всех распоряжениях, касающихся трудоустроенных сотрудников.

    Целесообразность применения Книги приказов обусловлена следующими причинами:

    • срок хранения документации составляет 75 лет и, такая Книга служит хорошим архивным показателем того, где и как отыскать нужный распорядительный документ;
    • большинство видов Приказов требуют обязательной регистрации, поэтому в любом случае должен существовать Журнал для внесения информации о таких распорядительных документах.

    На части предприятий существует правило, в соответствии с которым распорядительные документы (или другие оформляемые служащими документы) получают юридическую силу только после процедуры регистрации.

    Регистрация, в данном случае, это запись о распоряжении/приказе (письме, повестке, отчете) которая подтверждает его оформление и отправку к адресату, если это необходимо.

    Фирма может самостоятельно определить, как и, где регистрировать документы, но согласно общему правилу, удобнее всего вести отдельный журнал для каждого вида корреспонденции.

    В связи с этим, оформление Книги приказов – обязанность. И без этого шага (без регистрации распорядительного документа) он не сможет получить юридическую силу, а значит его исполнение будет необязательным для участников правоотношений.

    Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

    Как уже отмечалось выше, законодательством не установлена единая форма документа, поэтому на каждом предприятии разрабатывается свой комфортный бланк, применимый в текущих производственных условиях. В Журнал вносятся графы, позволяющие быстро отыскать нужный документ и, дающие возможность контролировать их оборот.

    Как показывает практика, чаще всего Книга состоит из следующих частей:

    • титулка;
    • список лиц, ответственных за ведение Книги;
    • главный раздел, содержащий графы, куда вписывается информация о распорядительном документе.

    Титулка

    На титульном листе документа указываются следующие сведения:

    1. полное название предприятия (без сокращений и аббревиатур);
    2. наименование Книги «Журнал регистрации приказов»;
    3. дата заведения отчетной тетради;
    4. дата окончания ведения (будет проставлена, когда листы в Журнале закончатся).

    Список ответственных работников

    Назначение ответственного лица происходит путем подготовки руководителем соответствующего Приказа. Если работник согласен с вверенными ему полномочиями, то он ставит подпись на распорядительном документе. И только после этого сведения о служащем будут добавлены в Журнал.

    Так, на второй странице документа должны отображаться следующие данные:

    • фамилия, имя, отчество, занимаемая должность ответственного работника (их может быть несколько);
    • реквизиты Приказа работодателя, которым назначено ответственное лицо;
    • подпись ответственного служащего, подтверждающая начало исполнения вверенных полномочий.

    Главный раздел

    Все страницы книги нумеруются и сшиваются. Это делается для сохранности сведений о составленных распорядительных документах. Нет единых требований к тому, какие данные должны вноситься в этот раздел. Но, как показывает практика, самыми необходимыми графами будут следующие:

    1. порядковый номер подписанного документа;
    2. дата подписания и регистрации Приказа;
    3. вид распорядительного документа (на отпуск, о приеме на работу, об увольнении, о назначении взыскания/поощрения);
    4. перечень служащих, которых коснулся Приказ;
    5. нормативный акт, на основании которого подготовлен распорядительный документ (вызов с места учебы, график отпусков).

    Ведение журнала регистрации

    Как уже отмечалось выше, Журнал Приказов относится к факультативным отчетам, то есть их наличие на предприятии обусловлено только требованием руководителя и ответственностью кадрового работника.

    Что же касается порядка ведения тетради, то руководствоваться следует универсальными правилами, которые предусматривают, что все распорядительные документы вносятся в Книгу в хронологическом порядке.

    Это значит, что строго соблюдаются не только порядковые номера в Журнале, но также присвоенные Приказам номера и даты их оформления. Вся информация должна быть последовательной.

    Дополнительно может использоваться локальный шифр, делящий распорядительные документы на категории. Благодаря такому буквенному и цифровому обозначению, будет легче осуществлять поиск распоряжений для дальнейшего ознакомления с ними.

    Если в содержании Журнала используются сокращения, то их расшифровка должна быть представлена на отдельной странице после информации об ответственных служащих и, перед основным телом Книги.

    Пример применения буквенного шифра:

    • В – в отношении распорядительных документов, содержащих информацию о поощрениях и дисциплинарных наказаниях;
    • К – связанные с кадровыми передвижениями (прием на работу, увольнение, совмещение);
    • КМ – оформление командировок;
    • ЛС – распорядительные документы по личному составу;
    • О – предоставление любого из видов отпуска.

    Таким образом, кадровый работник, контролирующий распорядительную документацию, уполномочен самостоятельно, регулировать порядок осуществления контроля выданных и зарегистрированных приказов. На протяжении всего времени использования кадровик может менять форму Журнала, добавляя/удаляя графы с целью улучшения отчетности.

    Как уже отмечалось выше, все страницы документа подлежат обязательной нумерации. Вырывать листы категорически запрещено. Кроме того, при внесении информации следует быть предельно внимательным. Не допускаются ошибки и исправления, помарки.

    Категорически запрещено использование корректора. Если возникла необходимость  в исправлении информации, то кадровый работник зачеркивает ложный текст и пишет рядом правильные сведения.

    Затем возле исправления ставится подпись ответственного служащего и дата внесения правок.

    Ведение журнала в электронном виде

    На некоторых предприятиях ведение отчетности происходит в электронном виде. Для этого используется обычный текстовый документ с самостоятельно оформленной таблицей или же, применяются специальные программы кадровой отчетности.

    Независимо от того, какой выбран способ, предстоит регулярно (по мере заполнения электронных листов) распечатывать отчет, нумеровать страницы и сшивать их в единый документ. Так удастся защитить свои отчеты от сбоя компьютерной системы.

    Ответственные за ведение

    Нет единых требований к тому, кто должен вести Книгу Приказов. Как показывает практика, чаще всего это работник кадрового аппарата. Также ответственным может выступать юрист фирмы или секретарь руководителя. По сути, это любой человек на фирме, который контролирует документооборот и, предоставивший свое согласие на расширение функциональных обязанностей.

    Как и сколько времени хранить журнал

    Ведение текущего Журнала осуществляется до того времени, пока не закончатся свободные страницы. После этого Книга подлежит передаче в архив, где и будет находиться на протяжении установленного времени.

    Согласно общему правилу, минимальный срок хранения документации составляет три года. Если речь идет о Приказах в отношении личного состава, то они должны находиться в архиве на протяжении 75 лет.

    В среднем, срок хранения документов варьируется в пределах 25 лет.

    По окончанию установленного срока сохранности Журнала он передается для уничтожения, о чем составляется Акт, который подписывается компетентными должностными лицами.

    Приложение

    Образец заполнения журнала учета приказов по личному составу

    Источник: https://urlaw03.ru/trudovye/article/kniga-prikazov

    Ваш юрист
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: