Помощник руководителя что нужно знать

Содержание
  1. Как директору выбрать личного помощника
  2. Серый кардинал
  3. Кто кого выбирает?
  4. Ничего личного
  5. Должностная инструкция помощника руководителя
  6. II. Должностные обязанности
  7. III. Права
  8. IV. Ответственность
  9. ссылкой:
  10. Что должен уметь личный помощник руководителя
  11. Функции личного помощника
  12. Личный помощник: требования к кандидату
  13. О некоторых подводных камнях профессии личного помощника
  14. Лучший пример резюме личного помощника
  15. Должность помощник руководителя
  16. Виды помощников руководителя
  17. Что входит в спектр обязанностей
  18. Требования к образованию
  19. Требования к личным чертам
  20. Помощник руководителя
  21. Актуальность и перспективы развития данной должности
  22. Преимущества и недостатки работы помощником
  23. Требования, предъявляемые к претендентам на данную должность
  24. Должностные обязанности
  25. Права и ответственность
  26. Особенности оформления резюме
  27. В общественной приемной у депутата
  28. Отдел кадров
  29. Отдел продаж
  30. Художественный руководитель
  31. Настоящий помощник руководителя
  32. Зачем вам нужен секретарь?
  33. Настоящие профессионалы своего дела окажут начальнику помощь в выполнении таких функций, как:
  34. Критерии отбора
  35. Если же вы все же решили подобрать себе секретаря самостоятельно, то при выборе работника рекомендуется обращать внимание на следующие критерии:
  36. Кто вам действительно нужен?
  37. Рассмотрим также специалистов, которые вам, как руководителю, могут быть интересны, помимо секретаря приемной.

Как директору выбрать личного помощника

Помощник руководителя что нужно знать

К кому руководитель предприятия обращается в первую очередь, когда хочет выведать мнение коллектива по поводу своей новой инициативы или узнать, с кем и против кого дружит главбух Марь Иванна? А если нужно быстро решить семейные вопросы, например, как в фильме «Дьявол носит «Prada», достать для дочери экземпляр новой книги про Гарри Поттера, которая еще не поступила в продажу?

Влияние персонального ассистента CEO на атмосферу в компании трудно переоценить. Ведь настроение шефа напрямую зависит от расторопности и умений личного помощника.

Казалось бы, чего проще: заварить руководителю чай? Но неопытные руки наломают дров: переборщат, например, с крепостью чая или подадут не тот сорт. И пиши пропало.

Руководитель почувствует дискомфорт и весь день будет ходить не в духе.

«Приготовления чая-кофе – самый высокий уровень доверия, – говорит Светлана, личный помощник генерального директора крупной коммерческой структуры. – Ведь для этого надо знать все вкусы и требования шефа».

В советские времена «красные» директора довольствовались секретарями в разных вариациях – референты, переводчики и т. д., чья деятельность ограничивалась «сидением» на телефоне и подношением шефу на подпись документов. Правда секретарь Верочка в «Служебном романе» чуть продвинулась в своем искусстве, когда ее боссу понадобились консультации стилиста.

Секретари в компаниях есть и сейчас. Но с Запада к нам в табель о рангах пришло еще одно «кадровое» понятие – помощник руководителя.

Его функции в прямом смысле слова заключаются в том, чтобы обеспечивать CEO условия для эффективной работы.

По сути, помощник является связующим звеном между генеральным директором, сотрудниками компании и окружающим миром – партнерами, инвесторами, клиентами. Помощник действительно помогает.

Серый кардинал

На Западе функции секретаря и личного помощника четко разграничены – это две разные должности, каждая со своими должностными инструкциями. В России сейчас тоже, следуя моде, руководители обзаводятся персональными помощниками, оставляя в штате и должность секретаря.

Однако фактически это чаще всего означает, что у руководителя просто появляется еще один секретарь. Помощник, конечно, способен выполнять секретарские функции – отвечать на телефонные звонки, приносить на подпись документы и т. д.

Но вот обычному секретарю далеко до личного помощника, который должен обладать многими навыками и даже талантами. В частности, требуется аналитическое мышление, широта кругозора, знания в разных сферах человеческой деятельности. Личный помощник всегда знает, где можно найти требуемую информацию.

И не просто ее предоставить, но рассмотреть проблему со всех сторон и предложить несколько путей решения.

«Шеф уезжал в командировку – дала ему в дорогу листок, где расписала все поминутно, – рассказывает Вера, помощник президента компании.

– Сама я в этой стране никогда не была, но пришлось узнать все до тонкостей: билеты, трансфер, гостиницы, пересадки, переезды, встречи, проводы. Хотя это все мелочи.

Требовалось еще организовать определенный цвет машины, проконтролировать качество кухни в самолете, отеле и т. п.».

Вот, к примеру, несложная на первый взгляд задача – организация деловой встречи. Об этом можно прочитать в любом пособии по деловому этикету. Но только профессионал учтет все нюансы, присущие каждым конкретным деловым переговорам.

В пособии не прочтешь, какую воду предпочитает партнер — газированную или без газа. А личный помощник точно знает, что он употребляет только колу-лайт. Теперь, представьте, как партнер отреагирует, когда увидит, что на столе стоит не просто кола, а его любимый «лайт».

Мелочь, но как «приятно иметь дело с такими внимательными людьми».

Руководителя оценивают по тому, какая у него в офисе мебель, посуда и – какой личный помощник. Поэтому генеральный директор лично выбирает себе помощника, который и в процессе работы также подчиняется непосредственно CEO.

Кто кого выбирает?

Руководитель и его помощник должны подходить друг к другу, как ключ к замочной скважине, – поясняют в Клубе профессиональных секретарей. Даже хорошего секретаря найти непросто, а уж личного помощника – тем более.

«Если лицо фирмы – СЕО, то личный помощник – лицо руководителя, главное лицо свиты», — говорит Ирина, личный помощник генерального директора крупного холдинга.

Конечно, CEO хочется подобрать себе эффектное, красивое «лицо». Но поиски идеального помощника, который сочетает в себе сразу все возможные качества, могут продолжаться бесконечно. Важно найти компромисс.

Нужно расставить приоритеты, что важнее – профессионализм или броская внешность? Специалисты рекомендуют подходить с такими мерками: хороший помощник ценен своим потенциалом, на сегодняшний момент он может быть не отличник, а «хорошист».

Где искать себе помощника? Лучше – на стороне. Брать знакомых в помощники не рекомендуется. Ничего путного из этого не выйдет. Возникают личные зависимости. Зная все проблемы человека, руководитель будет за него переживать и не сможет элементарно отчитать, положим, за опоздание.

И еще. CEO ошибаются, когда полагают, что выбор всегда остается за ними. На самом деле при устройстве на работу личный помощник тоже выбирает.

Если потенциальный работодатель не приглянулся, вряд ли материальное вознаграждение поможет ему «закрыть на это глаза». Очень быстро с обеих сторон наступит разочарование.

Ведь личный помощник, в конце концов, становится тенью руководителя, фактически начинает жить его жизнью.

Ничего личного

В последнее время прослеживается интересная тенденция – брать в личные помощники не женщин, а мужчин. Новую моду привезли с собой продвинутые CEO, получившие бизнес-образование на Западе. Они считают, что в этой роли мужчины смотрятся органичнее.

Почему? Женщины – более эмоциональны, поэтому в компании, где стрессоустойчивость особенно актуальна, берут мужчин-помощников. Кроме того, руководителям нужна правая рука, на которую можно опереться.

Срабатывает сложившийся стереотип: мужчина-CEO считает, что опорой в борьбе денег, технологий, бизнес-идей ему может послужить только мужчина.

Другой стереотип: женщины – слишком разговорчивы и могут проболтаться о чем-то конфиденциальном. Мужчины же – молчуны.

По словам Ольги Дивненко, консультанта Клуба профессиональных секретарей, утечка информации – серьезная проблема, с которой сталкиваются практически в любой компании.

Но утверждать, что именно женщины – слабое звено, не совсем верно. Тут повинна скорее корпоративная культура в целом.

Руководители часто не учитывают того, что личный помощник фактически живет жизнью босса, работа у него продолжается 24 часа в сутки. Компенсацией здесь могут служить, в том числе, материальные поощрения. Многие личные помощники деликатно молчат, долго терпят, ждут, когда начальник предложит, к примеру, повышение заработной платы. И не дождавшись, подыскивают себе другое место работы.

Руководители порой не уважает труд личного помощника, полагая, что выполнять эти функции – очень просто. Поэтому так редки благодарности из уст шефа. Несправедливость остро чувствуется человеком, а обиды имеют обыкновение накапливаться и потом прорываться – в виде все того же заявления об увольнении по собственному желанию.

В работе с личным помощником важно не переступить очень тонкую грань, которая приводит к эмоциональной зависимости друг от друга. В этом случае босс уже и шага не сможет ступить без своего помощника. И кто из вас в результате руководит компанией?

«Мы, конечно, выполняем все прихоти шефа, но, если говорить серьезно, работать можно только с тем, кого по-настоящему уважаешь, — говорит Юлия, помощник президента крупной строительной компании. – Если этого нет, то ничто не помешает нам уйти, хлопнув дверью».

Материалы журнала CEO

Источник: https://hr-portal.ru/article/kak-direktoru-vybrat-lichnogo-pomoshchnika

Должностная инструкция помощника руководителя

Помощник руководителя что нужно знать

1. На должность помощникаруководителя назначается лицо, имеющее высшее образование — бакалавриат и дополнительноепрофессиональное образование.

2. Наличие опыта работы не менеетрех лет по профилю деятельности организации.

3. Назначение на должность помощникаруководителя, а также освобождение от нее производится приказом руководителя организации.

4. Помощник руководителя должен знать:

4.1. Внутреннюю и внешнююполитику организации

4.2. Принципыпредставительства в государственных органах, органах местного самоуправления,сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними

4.3. Принципыи методы администрирования

4.4. Особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков

4.5. Структуруорганизации, руководство структурных подразделений, направления деятельностиорганизации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц

4.6. Правилаформирования и использования баз данных

4.7. Современныенаучные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке,сохранению и передаче информации

4.8. Правилазащиты конфиденциальной служебной информации

4.10.Современные информационные технологии

4.11.Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственныестандарты в сфере деятельности организации

4.12.Классификацию управленческой информации, виды управленческой информации

4.13.Формы предоставления управленческой информации

4.14.Источники управленческой информации, методику отбора источников информации

4.15.Требования, предъявляемые к управленческой информации

4.16.Особенности реферирования информации, специфику оформления и составленияаннотаций, рефератов, обзоров, докладов

4.17.Основы написания речей и докладов руководителя

4.18.Категории потребителей, на которые будет рассчитан данный обзор, доклад

4.19.Методы обработки информации с применением современных технических средствкоммуникаций и связи, вычислительной техники

4.20.Структуру информационных изданий в зависимости от характера информации ицелевого назначения информационных изданий

4.21.Современные средства сбора, обработки, систематизации информации

4.22.Источники информации: каталоги библиотек, журналов, поисковые системыинформационно-телекоммуникационной сети «Интернет», электронные базыданных

4.23.Функциональное назначение обзора (библиографического, реферативного,аналитического) как средства ориентации читателя в документальном илиинформационном потоке

4.24.Особенности общенаучной и прагматической функции обзоров

4.25.Психологию делового общения, основы конфликтологии

4.26.Правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий

4.27.Этикет и основы международного прокола

4.28.Правила составления и оформления документов

4.29.Правила проведения контроля исполнения поручений руководителя

4.30.Технология ведения контроля исполнения поручений руководителя

4.31.Системы электронного документооборота, базы данных

4.32.Требования охраны труда

4.33. _____________________________________________________________________

5. Помощник руководителя подчиняетсянепосредственно ________________________.

6. На время отсутствия помощникаруководителя (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенноев установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несетответственность за надлежащее их исполнение.

7.________________________________________________________________

II. Должностные обязанности

В обязанности помощника руководителя входит:

1. Формирование информационноговзаимодействия руководителя с организациями:

— Отбористочников информации в соответствии с заданными критериями

— Обработкаи интерпретация информации для подготовки проектов решений

— Подготовказапросов по поручению руководителя на получение документов и информации ворганах государственной власти и управления, общественных организациях иполучение соответствующей информации и документов

— Информированиеруководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений

— Организациярешения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя

— Подготовкаматериалов для участия руководителя в работе различных структур в составегосударственных и муниципальных органов, общественных организаций

— Подготовкадокументов для заключения соглашений о сотрудничестве с деловыми партнерами

— Информированиеделовых партнеров и заинтересованных организаций о решениях руководителя в ходевыполнения соглашений

2. Анализинформации и подготовка информационно-аналитических материалов:

— Сбор,переработка и анализ информации для решения задач, поставленных руководителем

— Подготовкаинформационно-аналитических материалов

— Разработкатематического плана обзорного документа, доклада

— Определениекруга библиографических источников

— Подбористочников и литературы по теме обзора, доклада, аналитической справки

— Написаниеи оформление обзора, доклада, аналитической справки

3. Организацияделовых контактов и протокольных мероприятий:

— Организацияи планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя

— Организациязаседаний, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем

— Подготовкаматериалов для совещаний, ведение и оформление протоколов

— Подготовкапрезентаций по указанию руководителя

— Подготовкаи проведение пресс-конференция руководителя

— Встречаучастников переговоров, обеспечение их информационными материалами, ведениезаписей переговоров

4. Организацияисполнения решений руководителя:

— Документальноеоформление решений руководителя, доведение до сведения работников организацииустных распоряжений руководителя

— Координациядеятельности по исполнению решений руководителя

— Контрольисполнения решений руководителя

— Подготовкаотчетов о выполнении поручений и решений руководителя

III. Права

Помощник руководителя имеет право:

1. Запрашивать и получатьнеобходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросамсвоей деятельности.

2. Повышать квалификацию,проходить переподготовку (переквалификацию)

3. Принимать участие вобсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4. Вносить предложения изамечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

5. Требовать от руководстваорганизации оказания содействия, в том числе обеспеченияорганизационно-технических условий и оформления установленных документов,необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Принимать самостоятельныерешения, руководствуясь квалификационными требованиями и должностнымиобязанностями

7. ___________________________________________________________

IV. Ответственность

Помощник руководителя несетответственность:

1. За ненадлежащее исполнениеили неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящейдолжностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовымзаконодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения,совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах,определенных действующим административным, уголовным и гражданскимзаконодательством Российской Федерации.

3. За причинение материальногоущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданскимзаконодательством Российской Федерации.

4.____________________________________________________________________

Настоящаядолжностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями)Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г.

№ 197 ФЗ (ТК РФ) (сизменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист по организационному идокументационному обеспечению управления организацией»утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты РоссийскойФедерации от 6 мая 2015г. №276н и иных нормативно–правовых актов, регулирующихтрудовые отношения.

ссылкой:

Источник: https://xn--b1agjaakuyfdln4b.xn--p1ai/dolzhnostnaja-instrukcija-pomoshhnika-rukovoditelja/

Что должен уметь личный помощник руководителя

Помощник руководителя что нужно знать

Личный помощник – это профессия с достаточно широкими обязанностями. Многих интересует вопрос: такой работник – это действительно необходимость для каждого занятого человека или все-таки это работник, без которого можно также продуктивно справляться с задачами? Давайте разберемся, поняв, что именно входит в обязанности такого помощника и чего от него обычно ожидают.

Функции личного помощника

Обязанности могут быть достаточно разнообразными: они могут состоять из дел, связанных с домом, а могут и заключаться в помощи руководителя по работе.

В обязанности, как правило, входит полный спектр организационной и информационной поддержки работодателя.

  • планирование встреч
  • покупка билетов
  • бронирование гостиниц
  • поиск мест или людей
  • переписка и звонки по просьбе руководителя и т.д.
  • поиск систематизация всей необходимой информации и оперативный отчет.

Личный помощник должен служить в качестве ежедневника и календаря для руководителя, напоминая о всех предстоящий событиях либо каких-либо изменениях. Также такой специалист выполняет и различные личные поручения работодателя. Такой работник может управлять бытовыми моментами и даже управлять домашним персоналом руководителя.

Помощник обычно сопровождает руководителя на мероприятиях и встречах, при этом он должен быть доступен для связи в режиме 24\7. Поэтому такой человек должен быть готов к ненормированному рабочему дню, работе в интенсивному режиме, и кроме того, к частым командировкам.

Личный помощник: требования к кандидату

К такому работнику обычно достаточно высокие требования. Это и опыт, и знания, и определенные личные качества.

В частности, на этой позиции обычно хотят видеть человека с высшим образованием, с опытом работы от 2-х лет, с активной жизненной позицией, хорошими коммуникационными и организационными навыками, а также с высоким уровнем стрессоустойчивости. Еще от такого специалиста ожидают высокого уровня собранности и умения сглаживать конфликты.

Кроме того, кандидат должен иметь грамотную устную и письменную речь, знание английского на высоком уровне, знание делового этикета, а также знание компьютерных программ и умение делать эффективные презентации. Также от от такого работника зачастую ожидают ухоженный внешний вид.  

Средняя зарплата такого специалиста – 800 евро, но это приблизительная цифра, которая зависит и от опыта, и от знаний, и от количества и сложности заданий, который будет выполнять человек на этой позиции.

Вообще сегодня формат профессии немного изменился благодаря технологиям,поэтому такие работники могут работать и удаленно, только иногда приезжая к нанимателю. Есть также и помощники-фрилансеры, которые одновременно работают на нескольких работодателей.

О некоторых подводных камнях профессии личного помощника

Личный ассистент – это человек, который, фактически, живет для чужого человека, удовлетворяя его потребности. Как утверждает личный помощник одного богатого лондонца, его работа – это постоянно заботиться о жизни работодателя, помогая ему, а не себе. Поэтому эго в такой профессии может стать помехой.

Вообще в таких отношениях помощник-работодатель главное – это доверие, поскольку такой работник владеет множеством конфиденциальной информации, в частности о личной  жизни и рабочих аспектах работодателя. Именно поэтому он не может говорить о своей работе со знакомыми и даже с семьей.

Еще один момент, о котором важно знать: от личного помощника часто ожидают, что у него не будет маленьких детей и других факторов, которые могут требовать большого количества времени от сотрудника.  

Лучший пример резюме личного помощника

Опыт работы

Личный помощник семьи руководителя

Март 2011 – Август 2013

Обязанности:

  • Организация поездок семьи и руководителя: заказ билетов, бронирование отелей, поиск экскурсий;
  • Покупка билетов на различные мероприятия: кино, театр, концерты и т.д.;
  • Подбор репетиторов для детей работодателя;
  • Подбор домашнего персонала и проведение первичного собеседования;
  • Оплата счетов;
  • Сбор документов;
  • Закупка продуктов и средств для дома, а также покупка одежды и различных предметов в онлайн-магазинах;
  • Поиск специалистов для проведения ремонтных работ в доме, для ремонта систем кондиционирования и т.д.;
  • Развозка детей работодателя в садик/школу;
  • Запись на прием к врачам.

О себе:

  • Грамотная речь, знание английского языка на уровне upper-intermediate;
  • Водительское удостоверение категории B,B1 и опыт вождения более 7 лет;
  • Умение работать в режиме многозадачности, исполнительность, дисциплинированность.

Таким образом, личный помощник действительно может стать незаменимым человеком в жизни работодателя, выполняя множество функций.

Руководители, у которых были подобные работники, уже не представляют свою жизнь без такого сотрудника.

Предложений по данной профессии достаточно много, но нужно максимально детально описать свой опыт и навыки в резюме, чтобы получить подходящее именно для Вас место.  

Команда PromoChoice

Зарегистрируйтесь бесплатно и ищите работу прямо сейчас – https://promo-choice.com/account/registration

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5b7a6c8af1ab7d00a9b783c8/chto-doljen-umet-lichnyi-pomoscnik-rukovoditelia-5b8ce3e4e3cd4f00aad6619f

Должность помощник руководителя

Помощник руководителя что нужно знать

Престижность вакансии — одно из важнейших требований современного молодого человека (соискателя). Но многие упускают весьма перспективные предложения, будучи в плену стереотипов. Так, та же должность помощника руководителя в 88% случаев (итоги исследования ВЦИОМ от 2017 года) рассматривается исключительно как секретарская работа.

Учитывая, что данная должность представлена более чем 10 направлениями и может оплачиваться окладами от 70 до 100 тысяч рублей, данное представление можно и надо назвать ложным. Кто он — помощник руководителя, какие к нему выдвигаются требования, чем он занят (что понимать под служебными поручениями)?

Виды помощников руководителя

Чаще данная должность встречается в штате средних и крупных предприятий. Вариантов ее описаний много, как и видов работы. Наиболее распространены:

  • Вакансия личного помощника — специалиста, который исполняет преимущественно частные поручения начальника.
  • Бизнес-ассистент. Это, по сути, личный консультант и правая рука руководства.
  • Требования к помощнику руководителя такого порядка очень высоки (от высшего образования до опыта работы в предпринимательстве, успешной практики менеджмента на крупных предприятиях).
  • Секретарь-ассистент. Отвечает за обеспечение офиса — общего и руководителя — необходимыми условиями.
  • Секретарь-референт. Референтом обычно называют специалистов, выполняющих текущие «механические» действия, — сортировку корреспонденции, прием звонков.
  • Офис-менеджер.
  • Менеджер по делопроизводству. Может совмещать функции архивариуса, секретаря, ответственен за ведение документации.

Что входит в спектр обязанностей

Набор конкретных задач определяется видом деятельности.

  • Личный ассистент бронирует билеты для начальника (самолет, театр), заказывает столик ресторана для переговоров, составляет личное расписание, может развозить детей по местам учебы. Этот специалист подчиняется непосредственно руководству и не исполняет поручения других сотрудников.
  • То же касается бизнес-ассистента. Он уполномочен исполнять требования только своего прямого начальника. Функции: подготовка материалов для переговоров, независимый анализ, сбор данных по поручению. Часто бизнес-ассистент подменяет руководителя на важных встречах.
  • Секретарь-помощник встречает посетителей, заботится об их комфорте, печатает письма, передает руководству корреспонденцию, заказывает мебель в офис, контролирует доставку питания, может взять на себя заказ билетов для командировочных или руководства.
  • Референт занимается корреспонденцией и звонками.
  • Офис-менеджер обслуживает корреспонденцию, отвечает за работоспособность офиса, собирает базу сервисов для обслуживания систем, часто занимается выбором обслуживающего персонала.
  • Делопроизводитель ведет архив, сортирует документацию, проверяет правильность заполнения документов, фиксирует передачу дел в архив.

Требования к образованию

В 90%+ случаев на должность ассистента руководителя авторитетной компании принимают только соискателей с высшим профильным образованием. С какой подготовкой можно начать карьеру с данной позиции? Компетентные помощники в «Синергии» выпускаются на факультете:

  • Экономики (бизнес-ассистент, личный, референт).
  • Управления (секретарь, офис-менеджер, личный помощник).
  • Бизнеса (бизнес-ассистент).

Требования к личным чертам

Основное требование к ассистенту руководителя (помощнику главы отдела, директора) — исполнительность. Это должен быть исключительно пунктуальный организованный собранный человек, способный грамотно распланировать предстоящую поездку начальства на переговоры и все для нее подготовить.

Очень важна привлекательная внешность, опрятность, эрудиция, коммуникабельность. Хороший помощник — это тот человек, который вызывает доверие непосредственного руководства. Доверительные отношения с начальством — необходимое условие карьерного роста и высокой оплаты труда ассистента.

Адрес поступления:

Ленинградский пр-т, д. 80, корпуса Е, Ж, Г.

Станция метро «Сокол», выход в центре зала на ул. Балтийская, далее пешком или на троллейбусе (№ 6, 43) до остановки «Институт Гидропроект» (1 остановка), у троллейбусного депо повернуть направо.

Контакты приемной комиссии:
Телефон: +7 (495) 800 10 01

E-mail: synergy@synergy.ru

График работы приёмной комиссии:Пн — Пт: 08:30 — 22:10;

Сб — Вс: 10:00 — 17:00;

Источник: https://synergy.ru/about/education_articles/speczialnosti/obyazannosti_i_trebovaniya_k_pomoshchniku_rukovoditelya

Помощник руководителя

Помощник руководителя что нужно знать

Помощник руководителя – ответственная административная должность, связанная оказанием руководителю предприятия различного рода помощи, в том числе экономической, юридической и технической.

Фактически помощник руководителя – это секретарь, компьютерщик, работник отдела кадров, юрист и экономист в одном лице. Ни один руководитель не может обойтись без первого помощника, готового прийти на помощь в самые неблагоприятные для бизнеса времена, вовремя доставить позабытые документы, напомнить о важной встрече, выслушать и подсказать в принятии правильного решения.

Актуальность и перспективы развития данной должности

Скачать образец должностной инструкции помощника руководителя.

В связи с расширяющимися связями между предприятиями, активном использовании новых технологий в повседневной жизни и работе, необходимостью постоянно находится на связи с партнерами по бизнесу многие предприниматели вынуждены обзаводиться помощниками.

Должность помощника как нельзя актуальна в современном мире. Претерпев развитие от обычного секретаря, подающего чай и отвечающего на звонки, данная профессия в настоящее время связанна с большой ответственностью и наличием определенных знаний.

Занимать данную должность не просто ответственно, но и весьма перспективно, поскольку после ухода начальника на повышение имеется возможность получить его место. Практический и теоретический опыт, полученный на посту помощника, станет лучшей рекомендацией для вышестоящего руководства и поможет в дальнейшем хорошо продвинуться по службе.

Преимущества и недостатки работы помощником

Должность помощника руководителя имеет как преимущества, так и недостатки.

К положительным сторонам занимаемого поста относятся:

  • близость к начальству;
  • постоянный доступ к актуальной информации;
  • возможность быть несколько выше других сотрудников компании;
  • возможность встречаться с интересными людьми, заводить новые полезные знакомства;
  • работа в комфортной обстановке.

Отрицательными сторонами работы помощника руководителя являются:

  • частые командировки;
  • ненормированный рабочий график;
  • нахождение в стрессовой ситуации;
  • эмоциональные срывы начальства;
  • необходимость отказаться от личной жизни ради карьеры и работы.

Помощник руководителя должен обладать повышенной устойчивостью к стрессу. Руководители не всегда могут справиться с эмоциями, возникающими после плохого рабочего дня, потому их помощники нередко попадают под горячую руку.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  • для регистрации ИП
  • регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  • Ведение бухгалтерии для ИП
  • Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Требования, предъявляемые к претендентам на данную должность

Хороший помощник должен обладать знаниями в самых различных областях. Чаще всего данную должность занимают специалисты в области подбора кадров, лица с юридическим, экономическим, техническим и гуманитарным образованием.

Для помощника руководителя крайне важно обладать такими качествами, как:

  • коммуникабельность;
  • уверенность в себе;
  • способность быстро реагировать на изменившиеся обстоятельства;
  • правильно поставленная речь;
  • определенная жесткость;
  • твердая жизненная позиция.

В случае, если речь идет о предприятии строительной, технологической и иной специфической области, помощник руководителя обязан обладать специальными знаниями и навыками. Особое внимание при выборе помощника уделяется наличию у кандидата знаний иностранных языков и навыков использования компьютерных программ.

Должностные обязанности

Помощник руководителя обязан:

  • правильно спланировать рабочий день руководителя;
  • приобретать билеты на самолет, поезд, заказывать такси;
  • организовывать встречи и переговоры;
  • следить за наличием у начальника необходимого ему пакета документов;
  • обеспечивать максимальный комфорт прибывшим на встречу лицам;
  • выезжать в командировки по заданию фирмы;
  • соблюдать конфиденциальность, отвечать за сохранность полученных сведений;
  • выступать в качестве сопроводительного эскорта на встречах и деловых переговорах;
  • поддерживать контакты с деловыми партнерами, предприятиями и государственными органами;
  • поддерживать контакты с работниками компаниями, являясь связующим звеном между ними и руководством;
  • заниматься подготовкой необходимых документов, материалов, аналитических справок и обзоров;
  • заниматься рассылкой и прочтением писем, отвечать на звонки;
  • заполнять рабочие бумаги, вести учет, полученным документам;
  • вести запись на прием к руководителю;
  • поддерживать связи с местными органами власти, получать документы и материалы по поручению начальства;
  • выполнять небольшие поручения, связанные с организацией работы персонала;
  • выполнять иные поручения, не выходящие за рамки служебных обязанностей.

Должность помощника – разноплановая, рассчитывать на то, что можно будет сидеть в офисе и изредка распечатывать необходимые бумаги, не приходится.

Права и ответственность

Помощник руководителя имеет право на подписание документов от имени руководителя, если подобное относится к его полномочиям.

Кроме того, лицо, выполняющее обязанности помощника, вправе изучать документы, относящиеся к его служебным обязанностям, а также получать информацию, для их качественного выполнения.

При необходимости он имеет право направлять в соответствующие органы и структуры запросы, связанные с получением рабочих документов.

Одним и важнейших прав помощника является возможность требования от руководства создания ему подходящих рабочих условий:

  • предоставления рабочего места;
  • оборудования рабочего места компьютером, факсом, принтером и сканером;
  • предоставления пишущих и иных материалов, необходимых для работы.

Помощник руководителя ответственен за халатное, либо недостаточно качественное исполнение им рабочих обязанностей. В случае обнаружения правонарушений, помощник несет административную, уголовную и гражданскую ответственность. При нанесении материальных убытков, помощник обязан нести ответственность, соответствующую нормам трудового и гражданского законодательства РФ.

Особенности оформления резюме

Претендуя на должность помощника руководителя необходимо указать в направляемом на имя директора организации резюме:

  • опыт и стаж работы;
  • наименование предыдущих мест работы в данной должности;
  • степень владения компьютером и необходимыми программами;
  • уровень владения иностранными языками;
  • опыт работы с документами;
  • наличие высшего образования;
  • наличие полезных знакомств среди руководителей других организаций.

При составлении резюме необходимо ненавязчиво указать на наличие коммуникабельных качеств, отсутствие эмоций по поводу повышенного тона и готовность к ненормированному рабочему дню.

В общественной приемной у депутата

Помощник депутата просто обязан быть в высшей мере коммуникабелен. Кроме того, он должен знать имена, фамилии и телефоны всех активистов, проживающих на участке, округе, районе, депутатом которого является его начальник.

У помощника депутата должны быть собственная база избирателей, а также список проблем округа, нуждающихся в решении. Помощник должен познакомиться, как можно с большим количеством полезных людей, быть готовым отвечать на вопросы прессы и общественности, вести и организовывать переговоры.

Помощник депутата должен быть юридически подкован, иметь гуманитарное образование и способности к психологии. Следует заблаговременно подготовиться к ненормированному рабочему графику и отсутствию выходных.

Отдел кадров

Обязанности помощника руководителя отдела кадров заключаются в подготовке, предоставлении, печати документов, ответа на полученные звонки и ведении рабочей документации. Преимущества должности – нормированный рабочий график.

Отдел продаж

Помощник руководителя отдела продаж обязан владеть азами торгового ремесла, уметь находить покупателей и поставщиков, общаться с клиентами и другими предпринимателями, задействованными в сфере торговли.

Основным качеством является коммуникабельность и стрессоустойчивость.

Художественный руководитель

Помощник художественного руководителя должен обладать художественным вкусом, навыками общения с деятелями искусства и культуры, умением обращаться с документацией и организовывать презентации, выставки, различного рода пресс-релизы.

Должность подходит только людям с художественными наклонностями и гуманитарным складом ума.

О преимуществах и недостатках работы личным помощником руководителя рассказано в следующем видеоматериале:

Источник: http://www.DelaSuper.ru/view_post.php?id=10165

Настоящий помощник руководителя

Помощник руководителя что нужно знать

Хороший и профессиональный секретарь – это универсальный помощник любого руководителя. Именно он способен удержать в приемной важных посетителей пока шеф на совещании, защитить грудью кабинет начальника, если тот попросил никого не впускать, приготовить самый вкусный кофе и даже напомнить о дне рождения нелюбимой тещи, если босс об этом забудет.

Вместе с тем многие руководители недооценивают той помощи, которую им могут предоставить их секретари, сводя ее к выполнению элементарных обслуживающих функций.

Так, Европейская ассоциация профессиональных секретарей, в качестве основной роли такого специалиста, определяет его обязанность знать сущность деятельности своего руководителя, максимально обеспечивать ее продуктивность и уметь брать большую часть работы начальника на себя.

Однако, для выполнения такой задачи, при подборе секретаря нужно руководствоваться совсем другими критериями, нежели привлекательная внешность и хорошие манеры. В преддверии Международного дня секретаря, отмечаемого 21 апреля, Карьерист.ру расскажет руководителям, какие функции выполняет настоящий офисный помощник и как его выбрать.

Зачем вам нужен секретарь?

Нужно понимать что секретарь, это не просто обслуживающий персонал, готовящий кофе и отвечающий на телефонные звонки. Секретарь – это, прежде всего, одна из главных фигур в окружении руководителя, от надлежащего труда которой прямо зависит эффективность работы начальника и организации в целом.

По достоинству оценивая функционал данной должности, руководитель сможет максимально оптимизировать свою работу, высвобождая себя от множества рутинных операций и функций организационного характера.

Конечно, низкий уровень деловой квалификации и отсутствие уверенности в возможностях секретаря, не позволят поручить ему выполнение сложных задач, однако, это следствие несоответствия необходимым критериям подбора специалистов, о которых мы поговорим позже.

Настоящие профессионалы своего дела окажут начальнику помощь в выполнении таких функций, как:

  • Работа с документами. Прежде всего, секретарь работает с документами, которые поступают руководителю на подпись/резолюцию/визирование. При их обработке он проверяет грамотность и соответствие требованиям оформления, сводя функции руководителя лишь к проверке их содержания и непосредственно подписи.

    Кроме этого, в функции секретаря может входить обязанность добрать и предоставить необходимые для оценки тех или иных положений документы (например, к новому штатному расписанию приложить старое). Помимо этого, секретарь участвует в создании тех или иных корпоративных документов, наборе приказов и распоряжений и т.п., что существенно упростит работу начальника.

  • Организация приема посетителей.

    Выполняя данную функции секретарь, не только записывает посетителей на прием и располагает их перед общением с начальником, но и докладывает руководителю о целях посещения, напоминает о них, информирует о прибытии лиц, перенаправляет посетителей к другим работникам, если необходимость встречи с руководителем отсутствует и т.д.

  • Участие в подготовке и проведении совещаний. Основная цель секретаря в данном случае – максимальное сокращение затрат рабочего времени руководителя на проведение оперативок и совещаний, а также способствование реализации принятых на нем решений.

    В этих целях секретарь может составлять список участников, осуществлять контроль над подготовкой необходимых материалов, докладывать руководителю о численности прибывших, подготавливать иллюстрационный материал, вести протокол и устанавливать контроль над реализацией поручений.

  • Организация связи руководителя.

    Согласно статистике, разговоры руководителя по телефону могут занимать от 6 до 10% его рабочего времени. Основная задача секретаря – исключить большую часть подобных телефонных обращений, перенаправляя их в необходимое структурное подразделение или разрешая возникшие вопросы самостоятельно.

    Тактичный отказ от разговора с руководителем – необходимое умение секретаря. Вторая, не менее важная задача – анализ полученной по телефону информации и определение той, которая должна быть донесена начальнику немедленно.

  • Организация рабочего времени.

    Профессиональный секретарь всегда напоминает руководителю о важных встречах, переговорах, мероприятиях и принимает меры, относительно оптимальной их организации. Кроме того, он четко сдерживает соблюдение графика работы руководителя, исключает потери его рабочего времени и даже согласовывает с ним свои личные планы.

  • Поддержание деловых контактов. С этой целью секретарь ведет учет организаций и должностных лиц, с которыми руководитель поддерживает деловые отношения, собирает о них необходимую информацию, информирует начальника об организационных изменениях и даже подготавливает тексты поздравительных писем.

Критерии отбора

Качественно исполнять указанные функции сможет только настоящий профессионал, которого не так-то легко и найти на рынке соискателей – способными к выполнению таких задач секретарями руководители очень дорожат, а сами специалисты работают с начальниками на протяжении даже десятков лет. Как правило, поиском действительно профессиональных секретарей занимаются рекрутинговые агентства, поскольку при его подборе нужно будет просмотреть сотни резюме и провести десятки собеседований.

Если же вы все же решили подобрать себе секретаря самостоятельно, то при выборе работника рекомендуется обращать внимание на следующие критерии:

  • Наличие профессиональных навыков и умений. В их число должно входить знание иностранных языков, грамотность, умение стенографировать, знание делопроизводства (регистрация, составление и оформление документов, формирование и номенклатура дел и т.д.

    ), основ архивного дела, правил эксплуатации оргтехники, офисных программ и даже основ психологии.

  • Опыт организационной деятельности.

    Помимо опыта секретарской работы, соискатель должен обладать навыками самоорганизации собственной работы, с учетом требований руководителя, особенностей деятельности компании и управленческого аппарата.

  • Чувство ответственности и способность к работе.

    Ответственность стоит наравне с профессиональными навыками секретаря, так как его работа должна характеризоваться высокой степенью надежности при выполнении поставленных руководителем задач. Секретарь должен быть готов брать ответственность за их выполнение на себя.

  • Самостоятельность и инициативность.

    В некоторых ситуациях, исходя из установок руководителя, секретарь должен уметь принимать самостоятельные решения, однако, не выходя за определенные пределы и не подменяя начальника.

  • Стрессоустойчивость.

    Выполнение поставленных начальником задач, общение с посетителями, ненормированный рабочий график, ответственность – все это здорово выматывает и снижает трудоспособность человека, поэтому готовность к стрессам и адекватная реакция на них – незаменимое для секретаря качество.

  • Тактичность.

    Умение вести себя с разными категориями людей, держать «язык за зубами» и хранить корпоративные секреты – одни из основных обязанностей секретаря, поэтому на нее так же нужно обращать внимание.

Не стоит сразу списывать со счетов специалистов без высшего образования. Безусловно, наличие диплома – один из показателей профессионализма, однако, далеко не всегда его гарантия. Практика показывает, что профессиональный секретарь может быть таковым и без высшего образования, особенно если он обладает всеми необходимыми руководителю качествами.

Кто вам действительно нужен?

При всем этом, работа секретаря, как и выполняемые им функции, достаточно многогранны – все это зависит от требований непосредственного начальника. Описанные выше специфика и критерии следует относить непосредственно к секретарю приемной, что есть самой распространенной позицией в отечественных компаниях.

Однако сегодня, условия ведения бизнеса настолько разнообразны и специфичны, что руководителю могут потребоваться помощники, выполняющие несколько иные функции. В зависимости от поставленных перед административным работником задач, занимаемая им позиция, как и предъявляемые к кандидатам требования, могут несколько отличаться.

Рассмотрим также специалистов, которые вам, как руководителю, могут быть интересны, помимо секретаря приемной.

  • Личный ассистент. Нанимается, когда руководителю нужна «правая рука». В его задачи может входить как планирование рабочего графика, организация встреч, ведение переговоров, так и решение вопросов личного характера, например, организация семейного праздника.

    В то же время его работа предполагает не просто выполнение технических функций, но и самостоятельное решение многих задач, в том числе, выполнение большей части работы наставника.

    Поэтому на такие должности чаще всего нанимают мужчин средних лет со специальным образованием, разбирающихся в деятельности компании, опытом работы ассистентом не менее 3-5 лет, знанием языков, способностью принимать волевые решения и умением вести деловые переговоры.

  • Секретарь на ресепшн.

    Если функции секретаря будут сводиться к встрече гостей, подаче напитков, ответам на звонки и взаимодействию с курьерами – вам нужен именно такой, чисто технический работник. Поскольку он первый, кого встречают посетители офиса – основным критерием отбора должна стать привлекательная внешность.

    Однако в таком случае, выполнения более широких функций от таких работников требовать не стоит.

  • Секретарь-референт. Должность, частично совмещающая функции секретаря приемной и личного ассистента, поэтому она считается универсальной. Как правило, таких специалистов нанимают руководители, имеющие развитый административный персонал.

    В их функции входит подготовка особо важных документов, сопровождение на переговорах, протоколирование встреч, а также выполнение отдельных важных поручений. Они существенно больше взаимодействуют с руководителями, а поэтому и требования к ним должны предъявляются на порядок выше, чем к обычному секретарю.

Подводя итог, отметим, что при подборе секретаря, независимо от спектра выполняемых им функций, не стоит делать упор только на личностные или только профессиональные качества. В этом деле важно найти удачный симбиоз таких характеристик, и тогда, не забывая, конечно, про достойное финансовое поощрение, вы обязательно обретете не только настоящего помощника, но и верного соратника и даже хорошего друга.

Любая перепечатка в электронных или бумажных СМИ материалов портала возможна только с обозначением первоисточника — careerist.ru.

Разместить резюме Добавить вакансию

Источник: https://careerist.ru/news/nastoyashhij-pomoshhnik-rukovoditelya.html

Ваш юрист
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: